Vastaajapalvelin on tietokonepalvelin, joka pystyy säilyttämään suuren määrän vastaajaviestejä; sitä käyttävät yleensä yritykset pikemminkin kuin yksityishenkilöt sen käyttö- ja ylläpitokustannusten vuoksi. Kuten useimmat palvelimet, vastaajapalvelin voi tallentaa valtavia määriä muistia, joten se voi tallentaa tuhansia vastaajaviestejä kerralla. Tallennusta varten vastaajaviesti muunnetaan äänitiedostoksi ja tallennetaan palvelimelle. Tämän tyyppisellä palvelimella on yleensä monia erilaisia postilaatikoita, joten jokainen työntekijä tai käyttäjä voi vastaanottaa viestejä yksityisesti ilman, että järjestelmänvalvoja joutuu reitittämään vastaajaviestit oikein. Palvelin, johon vastaajaviestit on tallennettu, voi lähettää sähköpostia tai tekstiviestiä käyttäjille, jotta he tietävät, että uudet vastaajaviestit ovat saapuneet palvelimelle.
Monet palvelimet on rakennettu pitämään tietoja ja reitittämään tietoja kohteesta toiseen, ja vastaajapalvelin suorittaa molemmat tehtävät. Tämän palvelimen on kyettävä pitämään satoja ellei tuhansia vastaajaviestejä kerrallaan, erityisesti suurille yrityksille, joilla on paljon työntekijöitä. Ääniviestit voivat olla tarpeellisia käyttäjille, erityisesti yrityksissä, joissa työntekijät saavat usein tilauksia tai asiakaspyyntöjä vastaajaviestillä, joten palvelimen on voitava pitää tiedostoja turvallisesti poistamatta niitä vahingossa.
Jos haluat reitittää tiedostot oikeaan paikkaan, useimmat vastaajapalvelinsovellukset sisältävät useita erillisiä postilaatikoita, yksi kullekin työntekijälle tai osastolle, riippuen yrityksen toiminnasta. Erilliset postilaatikot varmistavat, että jokainen henkilö saa ääniviestit pienillä ongelmilla. Tämä helpottaa myös järjestelmänvalvojia, koska vastaajaviestien manuaalinen reititys voi kestää tunteja ja voi olla hyvin vaikeaa ilman luettelointia jokaiseen järjestelmään saapuvaan vastaajaan.
Vastaajaviestit ovat pääasiassa äänitettyjä äänitiedostoja. Kun vastaajaviestit on tallennettu, vastaajapalvelin muuntaa ne yleisiksi äänitiedostoiksi, joita useimmat matkapuhelimet tai tietokoneet voivat toistaa ilman erityisiä ohjelmistoja. Lukot ja salaukset sijoitetaan yleensä äänitiedostoon viestien suojaamiseksi hakkereilta.
Kun vastaajapalvelin vastaanottaa uusia vastaajaviestejä, se yleensä hälyttää postilaatikon omistajan sähköpostitse tai tekstiviestillä. Palvelin ei voi vain lähettää hälytyksiä monille laitteille, vaan monia laitteita voidaan käyttää vastaajapalvelimeen. Mitä tahansa laitetta, jolla on Internet -yhteys, voidaan käyttää noutamaan ja toistamaan vastaajaviestejä tältä palvelimelta, mikä helpottaa käyttäjän kuulemaan viestejään.