Vastaanottava virkailija tarkistaa ja purkaa saapuvat lähetykset varastossa, jakelukeskuksessa tai suuressa vähittäiskaupassa. Hän tarkistaa, että oikeat tavaratyypit ja määrät on lähetetty, ja tarkastaa tavarat varmistaakseen niiden laadun. Tutkittuaan tilauksen vastaanottava virkailija varastoi tai varastoi tuotteet sopiviin paikkoihinsa. Monet vastaanottavat virkailijat ovat vastuussa huolellisesta kirjanpidosta ja ottavat suoraan yhteyttä rahdinantajiin, jos havaitaan ongelma tai ristiriita.
Vastaanottavat virkailijat suurissa, kiireisissä tiloissa vastaavat ensisijaisesti käsityötehtävistä. He purkavat lähetyksiä kuorma -autoista, käyttävät haarukkatrukkeja ja käsikäyttöisiä kuorma -autoja, poistavat pakkausmateriaalit ja varastot. Yleensä vastaanottavan virkailijan on oltava hyvässä fyysisessä kunnossa ja hänellä on erinomainen näkö. Organisaatiotaidot ovat välttämättömiä, jotta vastaanottotehtävät sujuvat sujuvasti ja että esineet löytyvät helposti, kun niitä tarvitaan.
Pienemmissä tiloissa työskentelevät virkailijat hoitavat usein suurempia tehtäviä, kuten tarkistavat lähetykset perusteellisesti alkuperäisten tilauslomakkeiden perusteella tilausten oikeellisuuden varmistamiseksi. Virkailija avaa usein laatikot toimitushenkilöiden läsnä ollessa varmistaakseen, että kaikki tavarat ovat läsnä ja vahingoittumattomia. Hän allekirjoittaa usein lähetyksiä ja tekee myös maksujärjestelyjä.
Jotkut vastaanottovirkailijat, erityisesti ne, jotka työskentelevät pienemmissä varastoissa, suorittavat myös lähetystehtäviä. He yleensä tarkastelevat ostotilauksia, keräävät ja pakkaavat tarvittavat määrät tavaraa ja asettavat ne lähteviin kuorma -autoihin. Kuorma -auton lastaamisen jälkeen kuljetusvirkailija täyttää usein vakiolomakkeen ja merkitsee kaikki alkuperäisestä tilauksesta puuttuvat tuotteet. Lomake lähetetään lähetyksen mukana vastaanottajien vastaanottamista varten seurattavaksi.
Koulutusvaatimukset vastaanottavan virkailijan työskentelemiseksi vaihtelevat työnantajan ja työpaikan mukaan. Useimmat yritykset edellyttävät hakijoilta, että heillä on ylioppilastutkinto tai vastaava, ja heidän on pystyttävä osoittamaan matemaattiset ja organisointikykynsä. Jotkut työnantajat palkkaavat mieluummin virkailijoita, joilla on aiempaa kokemusta asiakaspalvelusta tai varaston tarkastamisesta. Toiveikas työntekijä voi myös joutua suorittamaan koulutuskursseja saadakseen trukin kuljettajan sertifikaatin ennen kuin hän voi aloittaa työn. Uudet vastaanottovirkailijat saavat tyypillisesti laajaa työharjoittelua kokeneilta työntekijöiltä useita päiviä tai viikkoja oppiakseen tietyistä tekniikoista, yrityksen käytännöistä ja menettelyistä.
Onnistuneella vastaanottavalla virkailijalla voi olla mahdollisuus siirtyä esimiestehtäviin, jolla on riittävästi aikaa ja kokemusta työstä. Esimies valvoo vastaanottavan osaston kaikkia päivittäisiä toimintoja ja kehittää uusia toimintatapoja tehokkuuden parantamiseksi. Jotkut työntekijät haluavat jatkaa osakkuusyrityksen tai kandidaatin tutkintoa liiketoiminnassa, varastonhallinnassa tai kirjanpidossa parantaakseen valtakirjansa ja saadakseen hallintotehtäviä.