Termi “vastaanottotodistus” sai alkunsa postipalvelusta. Eri maissa eri puolilla maailmaa on vastaavat termit, kuten Yhdistyneessä kuningaskunnassa käytetty “vastaanottoilmoitus”, Yhdistyneen postiliiton käyttämä “avis de réception” ja Italiassa “ricevuta di ritorno”. Vastaanottotodistuksen tarkoituksena on varmistaa, että postin lähettäjä on varma siitä, että vastaanottaja todella vastaanotti kirjeen tai paketin. Vaikka termi on peräisin postipalvelulta, sen käyttö on levinnyt tunnustamaan oikeudellisten asiakirjojen, tiedotuskäsikirjojen ja monien muiden asiakirjojen vastaanottamisen, joiden vastaanotto on kirjattava.
Useimmissa postijärjestelmissä ympäri maailmaa kirjeen tai paketin lähettäjällä on mahdollisuus lähettää kirje tai paketti “palautuskuitti pyydetty”. Yhdysvalloissa kirje tai paketti voidaan lähettää Yhdysvaltain postilaitoksen (USPS) varmennetulla kirjeellä tai kirjatulla kirjeellä. Sekä varmennettu kirje että kirjattu kirje lähettävät lähettäjälle vastaanottotodistuksen.
Kun lähettäjä haluaa lähettää kirjeen tai paketin varmennetulla tai kirjatulla kirjeellä, hänen on ensin täytettävä asianmukainen kortti postitoimistossa. Yhdysvalloissa varmennettu posti antaa lähettäjälle todisteet siitä, että kirje tai paketti on postitettu. Varmennettu posti lähettää myös vastaanottotodistuksen, jos sitä pyydetään, ja lisämaksu maksetaan postituksen yhteydessä.
Kirjattu posti on turvallisin tapa lähettää kirje tai paketti Yhdysvalloissa. Kirjattu kirje tai paketti todella kulkee tavallisen postivirran ulkopuolella, ja kirjaus sen kulusta kirjataan jokaiseen pysäkkiin ja huipentuu tavalliseen vastaanottotodistukseen saapuessaan määränpäähänsä. Kirjattu posti vakuutetaan automaattisesti, kun taas varmennettu posti tarjoaa mahdollisuuden ostaa vakuutus. Sekä varmennettu kirje että kirjattu posti edellyttävät, että vastaanottaja allekirjoittaa kirjeen tai paketin sekä painetulla nimellä että allekirjoituksella ja merkitsee toimituspäivän ja -ajan.
Monet laitokset ja yritykset käyttävät myös vastaanottotodistuksen käsitettä eri syistä. Työnantajat toimittavat usein työntekijöilleen työ- tai etuuskäsikirjoja ja vaativat työntekijöitä allekirjoittamaan kuitin, jossa todistetaan, että ne on annettu. Monien terveydenhuollon tarjoajien ja lainanantajien on myös lain mukaan annettava tiettyjä varoituksia ja/tai oikeudellisia tietoja asiakkaille tai potilaille, ja he ovat ottaneet käyttöön menettelyn, jossa vaaditaan asiakasta tai potilasta allekirjoittamaan vastaanottotodistus.