Vastaanottovirkailijan roolilla voi olla tärkeä osa lähes minkä tahansa yrityksen kokonaiskuvaa ja ilmapiiriä. Vastaanottovirkailija on asiakkaiden ja asiakkaiden ensimmäinen yhteyspiste, ja hän on usein vastuussa ovesta sisään astuvan henkilön ensivaikutelmasta. Vastaanottovirkailijan rooliin voi kuulua myös erilaisia sihteeritehtäviä, jotka edellyttävät hyviä organisointitaitoja sekä tietoteknistä lukutaitoa ja vahvoja kommunikointikykyjä.
Monissa yrityksissä front office tai vastaanottoalue on järjestetty siten, että kaikki saapuvat vierailijat alkavat vastaanottovirkailijan pöydästä. Tervehdys ja ensikontakti asiakkaille ja asiakkaille on tärkeä osa vastaanottovirkailijan roolia, koska hän voi olla vastuussa positiivisen ensivaikutelman luomisesta. Hyvät henkilökohtaiset taidot voivat auttaa vastaanottovirkailijaa esittämään itsensä ystävälliseksi, vieraanvaraiseksi ja osaavaksi. Koska jotkut kävijät voivat tulla jo hämmentyneinä tai järkyttyneinä, konfliktienhallintakoulutus voi olla myös erittäin hyödyllinen vastaanottovirkailijan roolissa.
Kyky priorisoida ja työskennellä organisoidusti on ratkaiseva useimmissa vastaanottovirkailijan töissä. Monien vastaanottovirkailijoiden tehtävänä on pitää yrityksen kirjaa ja arkistointijärjestelmiä, ylläpitää yrityksen VIP -henkilöiden päivittäistä aikataulua ja varmistaa, että oikea komentoketju noudatetaan. Hyvän vastaanottovirkailijan on kyettävä arvioimaan nopeasti jokaisen hänen työpöydälleen tulevan henkilön tai ongelman tarpeet ja varmistettava, että ongelmat hoidetaan tehokkaimmin. Hyvin organisoitu vastaanottovirkailija auttaa liiketoimintaa sujuvasti ja varmistaa, että oikeat asiat lähetetään oikealle osastolle.
Tietokoneosaamisella on usein tärkeä rooli vastaanottovirkailijana. Monissa tehtävissä vastaanottovirkailijan on kyettävä suorittamaan tehtävään liittyviä kirjanpito-, laskutus- ja maksu- sekä tietojen syöttöohjelmia. Monet ovat myös vastuussa yritysten sähköpostien lukemisesta ja lajittelemisesta, kirjeiden kirjoittamisesta tai transkriptiosta sekä online -arkistointijärjestelmien hallinnasta. Vastaanottovirkailija, jolla on vahvat atk-taidot ja kattava tieto kaikista tarvittavista tietokoneohjelmista, voi auttaa parantamaan yrityksen tietueiden tarkkuutta ja päivittäisten töiden tehokkuutta.
Koska vastaanottovirkailija toimii usein kanavana yrityksen kaikkien alojen ja yleisön välillä, hänen roolinsa edellyttää luonnollisesti erinomaisia viestintätaitoja. Yrityksen työntekijät voivat usein pysähtyä vastaanottovirkailijan pöydän ääreen saadakseen tietoa tietystä asiasta tai asiakkaasta, koska hänellä on suora yhteys lähes kaikkiin asiakkaisiin ja yrityksen henkilöstöön. Vaikka on tärkeää, että vastaanottovirkailija toimii tarkana tietolähteenä, vastaanottovirkailijan roolille on myös tärkeää, että hän ymmärtää tietosuojakäytännöt ja luovutuslait. Vastaanottovirkailijoiden on kyettävä olemaan huomaamattomia, kun heiltä kysytään asioita, joista he eivät voi keskustella, säilyttäen silti ystävällisen käytöksen.