Velkajärjestelykirje kirjoitetaan usein silloin, kun velallisella on vaikeuksia maksaa velkaa lainanantajalle. Se tarjoaa velkansa maksamaan vähemmän kuin velka. Sitä käytetään yleensä silloin, kun velkasummasta kertyy korkoa, mutta se ei ole vakuutena mistään omaisuudesta, kuten maksamattomien luottokorttivelkojen tapauksessa.
Velallinen voi kirjoittaa velanhoitokirjeen itse tai sen voi antaa velkasaneerausyhtiö tai velkasaneeraaja. Vakuudettomien lainojen lainanantajat, kuten luottokorttiyhtiöt, lainaavat rahaa sillä edellytyksellä, että laina maksetaan takaisin korkoineen korvaamaan lainanantajalle halukkuuden lainata rahaa. Näistä lainoista peritään korkeampia korkoja kuin vakuudellisista lainoista, kuten asuntolainoista, koska riski lainanantajalle on suurempi.
Ilman omaisuutta lainanantaja voi ottaa, jos velallinen laiminlyö maksut, lainanantaja voi saada rahansa takaisin. Lainanantaja saattaa olla valmis harkitsemaan velanhoitosuunnitelmaa, joka esitetään velanhoitokirjeessä, jos lainanantaja pelkää, että se pystyy perimään takaisin vain vähän tai ei lainkaan velkaa. Monet lainanantajat mieluummin perivät takaisin osan veloistaan sen sijaan, että joutuisivat poistamaan koko velan. Tarjous maksaa velka alle velkasaneerauskirjeessä olevan velan kokonaismäärän käynnistää yhden lainanantajan vastauksista: hylkäämisen, vastatarjouksen tai hyväksynnän.
On epätodennäköistä, että lainanantaja harkitsee edes velkajärjestelykirjettä, ellei velallinen ole myöhässä maksuissaan. Tämä johtuu siitä, että lainanantajan ensisijainen tavoite on saada takaisin pääoma ja sovitut korot. Tässä tapauksessa lainanantaja hylkää velanhoitotarjouksen. Se voi myös hylätä tarjouksen, jos lainanantaja tietää, että velallinen saa suuren summan rahaa, kuten perinnön tai tuomioistuimen tuomion.
Jos lainanantaja tekee vastatarjouksen, velallisen on harkittava, onko se suunnitelma, jota velallinen voi noudattaa. Suunnitelma, joka asettaa velallisen takaisin maksukyvyttömyyteen, ei yleensä ole hyödyllinen. Usein vastatarjous on vain lähtökohta, josta lainanantaja neuvottelee.
Velkajärjestelykirjeen tarjouksen hyväksyminen tarkoittaa, että velallisen on noudatettava uutta sopimusta. Velallinen näkyy todennäköisesti velallisen luottotiedoissa “kokonaan maksettuna” eikä “maksettu kokonaan”, mikä voi vahingoittaa velallisen luottoluokitusta. Se on kuitenkin vähemmän haitallista luottoluokitukselle kuin velan laiminlyönti kokonaan.