Verkkotiedostojen hallinta ratkaisee ongelmat, jotka liittyvät luontaisesti sellaisten tietokoneiden tiedostojen käyttöoikeuksiin, jotka voivat esiintyä useissa verkkoon yhdistetyissä laitteissa. Tyypillisesti tähän liittyy jonkinlainen tallennusvirtualisointi, jonka avulla käyttäjä voi käyttää tiedostoja ikään kuin ne olisi tallennettu hänen paikalliselle koneelleen. Hajautetussa tiedostojärjestelmässä tiedostot voivat sijaita yhdellä tai useammalla palvelimella tai verkkoon liitetyllä tallennuslaitteella (NAS). Virtuaalinen käyttöliittymä toteutetaan yhtenäisen tiedostonimijärjestelmän avulla ja loogisten ryhmien, kuten hakemistojen, kartoittamisen fyysisen tallennuksen sijainteihin.
Useimmissa verkkotiedostojen hallintaskenaarioissa tietokoneet ovat joko asiakkaita tai palvelimia. Asiakkaat ovat työasemia, jotka suorittavat sovelluksia ja luottavat palvelimiin resursseja, kuten tallennustilaa. Yleensä asiakkailla ei ole suoraa pääsyä tietoihin, mutta he ovat vuorovaikutuksessa palvelimen kanssa verkkotiedostojärjestelmä (NFS) -protokollan avulla. Pääsy tiedostoihin ja niiden muokkausoikeus voivat riippua käyttäjän suojaustasosta. Virtuaalinen tiedostojärjestelmä (VFS) peittää protokollan, jolloin käyttäjät voivat käyttää jaettuja verkkotiedostoja ikään kuin ne olisi tallennettu paikallisesti.
NAS-laite, joka on erityisesti suunniteltu tietokoneiden tiedostojen tallentamiseen, on korvannut yleiskäyttöiset tietokoneet, jotka on usein määritetty tähän tehtävään. Sen oma suunnittelu yksinkertaistaa verkkotiedostojen hallintaa ja tehostaa tietojen toimittamista työasemille. NFS -palvelin välittää edelleen palvelupyynnöt, mutta NAS -laite vastaa tietojen välittämisestä ja muokattujen tiedostojen päivittämisestä. Koska se ei ole osa palvelinta, useita NAS -laitteita voi olla missä tahansa verkossa ja ne voidaan lisätä tai poistaa ilman palvelimen sulkemista.
Näissä laitteissa voi olla myös toinen tallennustilan virtualisointi, nimeltään Redundant Array of Independent Disks (RAID). Tiedostot voidaan tallentaa ja kopioida useille NAS -levyn levyille samalla, kun niitä käytetään kuin ne olisivat yhdellä tallennusvälineellä. Tämä on toinen järjestelmä, joka on suunniteltu helpottamaan verkkotiedostojen hallinnan monimutkaisuutta. Käyttäjä pysyy suojattuna virtuaalisen käyttöliittymän takana ja jatkaa työskentelyään kuin tarvittavat tiedot olisivat käsillä ja tallennettu hänen paikalliselle koneelleen.
Käytettävissä oleva fyysinen tallennustila verkossa on jaettu samankokoisiin perusmääriin, joita kutsutaan fyysisiksi laajennuksiksi. Ne on yhdistetty virtuaalisen tallennustilan yksiköiksi, joita kutsutaan loogisiksi laajuuksiksi, samankokoisiksi, joista voidaan koota ryhmittelyt, kuten tiedostot, hakemistot ja asemat. Tietoja sisältävien fyysisten laajuuksien sijainti on käyttäjälle näkymätön ja merkityksetön. Virtuaaliset tiedostojärjestelmät välittävät kaikki datan käyttö- ja tallennuspyynnöt. Mahdollisuus käsitellä tallennustilaa virtuaalitasolla yksinkertaistaa verkkotiedostojen hallintatöitä, kuten varmuuskopiointia, suojauskäyttöä ja mahdollisuutta lisätä tai poistaa helposti tallennusresursseja.