Hospitality -hankintojen ala on osa hankintojen tai hankintojen laajempaa alaa. Hospitality -hankinta keskittyy puhtaasti tavaroiden ja palvelujen ostamiseen hotelli-, ravintola- ja lomakeskusalalle. Tällä toimialalla on hyvin erityisiä tarpeita, jotka eivät ole vakiintuneita millään muulla alalla. Hospitality -hankinnoissa on neljä ensisijaista näkökohtaa: hankinta, sopimusneuvottelut, maksuehdot ja käyttöiän lopun hallinta. Vaikka näitä termejä sovelletaan yleisesti kaikkiin hankintoihin, niillä on erityinen merkitys tällä alalla.
Materiaalien hankinta sisältää sopivien toimittajien tunnistamisen, ehdotus- tai tarjouspyyntöjen lähettämisen ja eri tuotantolaitosten tarkastuksen. Hotelliteollisuudessa huonekalujen ja laitteiden materiaalien on oltava erittäin kestäviä ja suunniteltu käytettäväksi monenlaisille ihmisille. Laatu on ongelma kaikissa tuotteissa, mutta vieraanvaraisuushankinnoissa ensisijainen painopiste on pitkäikäisyys ja vaihto. Esimerkiksi hotelli voi ostaa satoja tuoleja pääaulaan. Näiden mallien on oltava ainutlaatuisia sijaintipaikalle, mutta ne voidaan helposti korjata paikallisesti.
Ympäristöystävällisten ratkaisujen suuntaus on ainutlaatuinen haaste vieraanvaraisuushankinnoille. Tämä ala vaatii suurta liikevaihtoa kalusteille, huonekaluille, laitteille ja kulutustavaroille. Kestävyysongelman lisäksi massatuotantolaitoksilla valmistetuilla tuotteilla on tyypillisesti suuri ympäristövaikutus, ja ne käyttävät laajasti uusiutumattomia luonnonvaroja. Vaikka monet yritykset vastaavat asiakkaiden pyyntöihin ympäristöystävällisestä palvelusta vähentämällä pesula- ja muita palveluita, todelliset käytetyt materiaalit ovat edelleen haaste.
Sopimusneuvottelut vieraanvaraisuushankinnoissa keskittyvät yleensä pitkäaikaisiin sopimuksiin useista eri tuotemerkkipaikoista. Esimerkiksi tyypillisessä hotelliketjussa on neljä tai viisi eri tuotemerkkiä, joilla kaikilla on oltava ainutlaatuinen ulkoasu. Ketju neuvottelee sopimuksista, mutta saattaa edellyttää paikallisten toimittajien käyttöä tai useita ainutlaatuisia asetteluja tai väri- ja suunnittelumalleja erilaisten vaatimusten täyttämiseksi.
Maksuehdot ovat kriittinen osa vieraanvaraisuushankintoja tällä alalla yleisten kassavirtaongelmien vuoksi. Yleensä ehdot ovat melko anteliaita, ja maksusta neuvotellaan 90–120 päivää vastaanottamisen jälkeen. Viime aikoina on ollut trendi prosentteina sopimusten loppuunsaattamisen maksuehdoista, mikä luo paremman maksutaseen toimittajille ja antaa samalla ravintola -alan yrityksen hallita hanketta ja ajoitusta.
Elinkaaren hallinta on jatkuva haaste ravintola -alalla. Laitteet vaihdetaan yleensä kahden tai kolmen vuoden kuluessa, ja kalliimmissa tiloissa ne voivat olla lyhyempiä. Ulkonäköä on jatkuvasti päivitettävä, minkä seurauksena tuotevalikoima säilyy käyttöiän jälkeen vaihdon jälkeen. Tämän seurauksena monet yritykset ovat sisällyttäneet muutto- ja korvausprosessin vieraanvaraisuushankintoja koskeviin sopimuksiin. Toimittaja voi sitten noutaa laitteet, kunnostaa ja myydä nämä tuotteet uudelleen muille yrityksille tai suoraan kuluttajalle.