Kun viestit tallennetaan jonoon, ne pysäköidään ajoittaisiin pisteisiin, joita kutsutaan solmuiksi, kunnes ne ovat valmiita välitettäväksi vastaanottajalle. Yleisimmin käytetty viestijonojärjestelmä on sähköposti, joka tunnetaan yleisemmin sähköpostina. Jonottamista käytetään usein myös tietojen käsittelyssä verkoissa.
Sähköpostijärjestelmässä, joka jonottaa viestejä palvelimillaan, vastaanottajan ei tarvitse noutaa viestiä heti, koska viestien jonotusprosessi yksinkertaisesti järjestää tai lajittelee viestin niiden vastaanottamisjärjestyksen mukaan. Jokaisessa solmussa, joka pysäköi viestin järjestelmäänsä tai palvelimelleen, sähköpostisovelluksella on yhteyspiste tai päätepiste, jota käytetään tiedonsiirtoon. Kaikki aikaisemmat viestit tai tiedot järjestelmässä säilytetään, kunnes palvelimella on enemmän tilaa tai kunnes aiemmat viestit vapautetaan palvelimelta. Tämän prosessin jälkeen nykyiset viestit siirtyvät palvelimelta ja saapuvat loppukäyttäjien postilaatikkoon tai tiedostoon ja viestijono alkaa uudelleen.
Viestijono ei salli minkä tahansa pituisia tai kokoisia viestejä, mutta se rajoittaa yksittäisen datatiedoston kokoa. Yleensä viestijonojärjestelmät toimivat sisäisesti käyttöjärjestelmän sisällä. Sovellus on saatavana vain kyseiseen järjestelmään ja usein tarvitaan useita palvelimia, jos kyseessä on suuria datatiedostoja tai jos käyttäjille aiheutuu tietoturvariskejä.
Viestijonossa on useita etuja, etenkin verkoissa, jotka hallinnoivat useita käyttäjiä tai joilla on erilaiset tärkeys- tai turvallisuushierarkiat verkossa. Jonotettaessa viestejä järjestelmät pystyvät kommunikoimaan ohjelmien välillä, joiden avulla käyttäjät voivat vastaanottaa ja lähettää viestejä, kun muut ohjelmat keräävät tietoja. Jonotuksen avulla käyttäjät voivat myös valita järjestyksen, jossa ohjelma käsittelee tarvittavat tiedot. Tämä tarkoittaa, että käyttäjä voi jonottaa erittäin tärkeän viestin lähetettäväksi ennen palvelimessa olevaa tiedostoa. Tämä on erityisen hyödyllistä verkoissa, joissa on useita käyttäjätasoja ja erilaiset suojaustasot.
Toinen hyödyllinen viestijonon etu on, että käyttäjä voi tehdä oman ohjelmansa helpommin saatavilla vaihtoehtoisessa järjestelmässä, jos ensisijainen järjestelmä ei ole käytettävissä. Tämä pätee kaikkiin järjestelmiin, joissa sovellus voi hidastaa palvelimen vasteaikaa, minkä vuoksi on tarpeen ja suositeltavaa siirtää tiedosto käytettävissä olevaan vaihtoehtoiseen palvelimeen. Tämä prosessi ei ainoastaan tarjoa enemmän datatiedostotilaa, vaan se voi myös lisätä työn tuottavuutta ja tehokkuutta.