Viestintäilmapiiri on näkymätön käsite siitä, miten viestintä tapahtuu työympäristössä. Organisaatioviestintä voi varmasti vaikuttaa työntekijöiden tuottavuuteen ja sitoutumiseen. Viestintäympäristö missä tahansa työpaikassa voi olla enimmäkseen tehokas tai se voi olla pääosin tehoton. Viestintäympäristön onnistumista voidaan arvioida monella tavalla.
Yksi kysymys kysyttäessä arvioitaessa, kuinka onnistunut viestintä on työpaikalla: Onko työntekijöillä selkeä käsitys siitä, mitä heiltä odotetaan? Esimiehet ja johtajat voivat tarkistaa tämän tehokkuuden työntekijöiden suorituskyvyn arvioinnissa. Odotettujen yksityiskohtien riittämätön ymmärtäminen voi vaikuttaa työn suoritukseen. Kun johtajat toistavat odotukset tehtävään, kun he antavat suorituskykyarvioita, se voi auttaa vahvistamaan selkeää viestintää työpaikalla.
Avoin, selkeä viestintäilmapiiri pyrkii lisäämään tuottavuutta. Kun työntekijät eivät vain tiedä tarkalleen, mitä heiltä odotetaan, vaan ymmärtävät, että heillä on vastuu näiden tarpeiden tyydyttämisestä, tulos todennäköisesti paranee. Jos hyvästä työtehtävästä palkitaan sitten myönteisesti, esimerkiksi palautteen, korotusten, palkintojen tai ylennysten kautta määräaikaisten tarkastusten aikana, työntekijät todennäköisesti parantavat tuottavaa työskentelytapaansa.
Viestintä työntekijöille odotusten ja palkintojen järjestelmän avulla auttaa heitä “omistamaan” vastuun tehdä aloitteita työ- ja työkäyttäytymisessään. Vastuun ottaminen ja aloitteellisuuden odottaminen voi myös auttaa vähentämään negatiivisia asenteita. Negatiiviset asenteet, kuten puolustuskyky, voivat heikentää viestintäilmastoa. Esimerkiksi työntekijä, joka on epäselvä missä tahansa osassa työodotuksiaan, voi vastata, ettei hänelle kerrottu ja siksi tarvittavaa työtä ei tehty. Hänen asenteensa voi vaikuttaa jopa työtovereihin, mikä todennäköisesti lisää vain negatiivisuutta työilmapiirissä.
Paras viestintäilmasto lisää selkeyttä. Yrityksen arvot ja odotukset voidaan välittää monin tavoin viestinnän vahvistamiseksi. Johtajat voivat rakentaa paremman viestintäympäristön seuraamalla sitä ja mallintamalla selkeää viestintää keskusteluissa, kokouksissa ja muistioissa. Ajatus win-win-tilanteesta työnantajien ja työntekijöiden välillä muodostaa vahvan perustan tehokkaalle viestintäilmastoon.
Työpaikkaviestinnän työpajat ja seminaarit voivat auttaa edistämään selkeämpää ja tehokkaampaa viestintää yrityksessä. Vierailevat puhujat työpaikan viestintäilmapiiristä voivat auttaa inspiroimaan työntekijöitä, myös johtajia, omaksumaan uusia, kommunikoivampia toimintatapoja työssä. Tuomalla viestintäilmapiirin aiheen tietylle työpaikalle organisaatio ilmoittaa myös selvästi, että konsepti on jotain, mitä yritys arvostaa ja odottaa.