Viestintäprosessi on tapahtumasarja, jossa lähettäjä lähettää viestin vastaanottajalle. Viesti voi olla sanallinen tai ei -sanallinen, kunhan vastaanottaja kykenee ymmärtämään sen. Prosessissa on useita vaiheita: koodaus, lähetysväline, dekoodaus ja palaute. Lähettäjä valitsee viestin muodon, “koodaa” sen kyseiseen lomakkeeseen ja valitsee sitten ja käyttää lähetysvälinettä tai -menetelmää. Kun vastaanottaja vastaanottaa viestin, se “dekoodataan” ja palaute tapahtuu.
Tarvittavat komponentit, joiden on oltava läsnä viestintäprosessin toteuttamiseksi, sisältävät lähettäjän, vastaanottajan ja viestin. Lähettäjä on henkilö tai ryhmä, jonka on toimitettava tiedot ja lähetettävä viesti. Viesti voi olla monessa muodossa, kuten kirjoittaminen, kuvat, eleet tai puhe. Jotta viestintä toimisi tehokkaasti, on tärkeää, että viesti on helppo ymmärtää. Vastaanottaja on henkilö tai ryhmä, joka saa viestin, ymmärtää sen ja vastaa tarvittaessa.
Viestintäprosessin ensimmäistä vaihetta kutsutaan koodaukseksi. Tämä on silloin, kun viesti muuttuu jonkun mielessä olevasta ajatuksesta muotoon, jonka muut voivat ymmärtää. Viesti voidaan kirjoittaa muistiin, puhua tai se voi olla jopa sanaton tai sanaton, kuten eleet tai kuva. Kun viesti on koodattu, sen tulee olla muodossa, joka on valmis vastaanotettavaksi ja ymmärrettäväksi.
Kun viesti on valmisteltu lähetettäväksi, se on lähetettävä. Tätä viestintäprosessin osaa kutsutaan siirtovälineeksi. Tässä vaiheessa lähettäjä valitsee parhaan tavan lähettää viesti ja lähettää sen. Kirjallinen viesti voi esimerkiksi muodostua sähköpostitse tai yritysraporttina, joka tulostetaan ja toimitetaan käsin. Suullinen viesti voi olla puhelinkeskustelu tai yleisön edessä pidetty puhe, ja ei -sanallinen viesti, kuten kuva, voidaan lähettää lähettämällä se Internetiin tai ripustamalla se museoon.
Kun viesti on lähetetty, seuraava viestintäprosessin vaihe vaatii dekoodauksen. Tämä tapahtuu, kun vastaanottaja saa viestin, tutkii ja tulkitsee sen käyttämällä aiempaa tietoa ja kokemusta. Tällä tavalla vastaanottaja kehittää ymmärryksen viestin merkityksestä, joka perustuu osittain omaan taustaansa. Lopuksi palaute on prosessin viimeinen osa, jossa vastaanottaja vastaa viestiin ja osoittaa siten ymmärtävänsä.