Viestipalvelin on sovellus, joka käsittelee kahden tai useamman sovelluksen välisiä viestejä. Nämä viestit välitetään väliohjelmistosovellukselle MAPI (Messaging API) -sovellusliittymän avulla. Viestipalvelimet voivat tallentaa viestejä jonoon, kunnes ne voidaan toimittaa vastaanottajasovelluksille.
Tyypillinen esimerkki viestintäpalvelinsovelluksesta monissa organisaatioissa on Microsoft Exchange. Exchange istuu palvelimella ja odottaa viestien reitittämistä sen jonoon. Sieltä väliohjelmisto määrittää yhden viestin kerrallaan, onko viesti reititettävä paikallisesti vai onko se lähetettävä toiselle viestipalvelimelle toimitettavaksi. Jos viesti kuuluu paikalliselle vastaanottajalle, viesti toimitetaan paikalliseen postilaatikkoon lähes välittömästi. Jos viesti kuuluu etäviestivarastoon, Exchange -palvelin kysyy muilta sovelluspalvelimilta ympäristössä, kuten DNS: ltä, paikantaakseen palvelimen, johon viesti kuuluu.
Jos kahden viestipalvelimen välillä on yhteysongelmia tai lähettävä palvelin ei pysty määrittämään etäpalvelimen sijaintia, viestin lähettävä henkilö voi saada toimitusviivästysviestin takaisin palvelimelta. Yleensä tämä viesti ilmoittaa kyseiselle henkilölle, että palvelimella on vaikeuksia, mutta se yrittää edelleen tietyn määrän yrityksiä tai päiviä.
Siellä on muuntyyppisiä viestipalvelimia tai sähköpostipalvelimia. Jotkut, kuten Qmail, toimivat Linux -käyttöjärjestelmässä ja vaativat paljon vähemmän yleiskustannuksia ja hallintaa kuin Exchange -palvelin. Tämä tekee niistä ihanteellisia Internet -palveluntarjoajille, jotka isännöivät suurta määrää sähköpostitilejä asiakkaille. Monet yritykset käyttävät Microsoft Exchangea viestintään, koska se on erittäin luotettava ja toimii hyvin muiden yritysten käyttämien Microsoft -tuotteiden kanssa.
Kun henkilö lähettää viestin, Outlook (tai hänen viestiasiakasohjelmansa) välittää viestin viestipalvelimelle, jossa viesti saapuu viestijonoon odottamaan vuoronsa käsittelyä. Jos jonossa on paljon postia, tämä prosessi voi kestää jonkin aikaa, vaikka yleensä siirtymä ei ole havaittavissa kenellekään. Kun viesti on käsitelty, viestipalvelin määrittää vastaanottajan postilaatikon sijainnin. Jos postilaatikko on paikallinen kyseiselle palvelimelle, viesti toimitetaan välittömästi määränpäähänsä. Jos vastaanottaja ei ole paikallinen palvelimelle, DNS ottaa yhteyttä palvelimen paikantamiseen Internetistä. Kun palvelin löytyy, lähetetty sähköpostiviesti siirretään vastaanottajalle, jossa prosessi alkaa paikallisesti viestin käsittelyjonosta. Kun oikea postilaatikko on löydetty, viesti toimitetaan.