Viestinvälittäjä on väliohjelmistosovellus, joka kääntää sähköpostiviestin omasta muodostaan toiseen. Tämä sovellus auttaa viestien sujuvassa siirtymisessä viestintäarkkitehtuurin ja toisen välillä.
Jos esimerkiksi yksi yritys käyttää Microsoft Exchange® -palvelinta sähköpostipalvelinohjelmistonaan ja Outlook® -asiakkaaksi, Exchange®: n käyttämää viestinvälittäjää käytetään kommunikointiin ulkoisten sähköpostipalvelimien kanssa viestien reititystarpeen ilmaantuessa. Kun sähköposti lähetetään, Exchange® lähettää viestin vastaanottajan palvelimelle tavallisen yksinkertaisen viestinsiirtoprotokollan (SMTP) avulla. Tällöin Outlook®: n ja Exchange®: n kautta lähetetyn viestin voi vastaanottaa joku organisaatiosta, joka käyttää Lotus Dominoa ja Lotus Notesia®.
Outlookin® tai Lotus Notesin® käyttäjille vuorovaikutus on huomaamatonta. Tämä johtuu siitä, että viestinvälittäjä määrittää viestin minne ja standardiprotokolla viestin lähettämiseksi toiselle palvelimelle.
Viestinvälittäjät ovat osa viestiratkaisua. Microsoft Exchange® on sähköpostipalvelinohjelmisto, joka toimii viestien välittäjänä kääntämällä yhden protokollan, HTTP-, MAPI- tai SMTP -protokollan kautta vastaanotetut viestit toiseen lähetettäväyn protokollaan. Vaikka suurin osa lähtevistä sähköpostiviesteistä käyttää jossain vaiheessa SMTP: tä sähköpostin lähettämiseen, Exchange® -tyyppisen viestipalvelimen tapauksessa se riippuu järjestelmän kanssa käytetystä asiakkaasta. Jos asiakas on Outlook®, viestit saapuvat Exchange® -palvelimelle MAPI (Messaging Application Programming Interface) -liittymän avulla. Kun Exchange on palvelimella, sen on arvioitava jokainen viesti ja määritettävä, tarvitaanko kääntämistä toiseen protokollaan. Jos vastaanottajan postilaatikko on samalla palvelimella, protokollaa ei tarvitse muuttaa ja viesti toimitetaan. Jos se on toisella palvelimella ja sen on läpäistävä Internet, viesti lähetetään SMTP: n kautta etäpalvelimelle, jossa viestinvälittäjä voi käsitellä sen lähetettäväksi vastaanottajan postilaatikkoon.
Viestinvälittäjä ei ole täydellinen paketti, joka on postipalvelin tai viestipalvelin, vaan osa sovellusta, joka mahdollistaa sujuvan sähköpostivirran yhdeltä henkilöltä toiselle. Nämä väliohjelmistosovellukset auttavat pitämään suurimman osan sähköpostiviestien lähettämisestä työstä palvelimella ja poissa lähettävien ihmisten näkyvistä. Tämä prosessi auttaa sähköpostia pysymään saumattomana käyttäjilleen ja kiinteänä päivittäisessä liiketoiminnassa.