Virkailija konekirjoittaja on henkilö, joka tekee toimistotyötä, kuten kirjeiden valmistelua ja muuta paperityötä. Hän kirjoittaa karkeasti kirjoitetun materiaalin tai sanelun tiedon valmiiseen muotoon kirjoituskoneella, tekstinkäsittelyohjelmalla tai tietokoneella. Virkailijat konekirjoittajat tekevät monia samoja tehtäviä kuin hallintoavustajat tai sihteerit; heidän tarkat työtehtävänsä riippuvat yksittäisestä työnantajasta. Joillakin yrityksillä on eri tasoisia virkailijoita konekirjoittajina, joista jokaisella on vastaava korkeampi palkka.
Esimerkiksi tason I virkailijan konekirjoittajan tehtävä, joka ei vaadi aikaisempaa kokemusta tai koulutusta, mutta jossa maksetaan lähellä minimipalkkaa, voi vaatia perustilauslomakkeen, muistion ja kirjeen valmistelun. Tason II työ, josta maksetaan enemmän, saattaa edellyttää kykyä kirjoittaa tietty vähimmäismäärä sanoja minuutissa (wpm) – yleensä 60 tai enemmän. Tason I asento voi sallia kirjoitusnopeuden 40 wpm. Taso III tai sitä korkeampi tehtävä voi edellyttää erityisiä aihetietoja sekä aikaisempaa kokemusta tai jopa osakkuustutkinnon.
Useimmat perusvirkailijan konekirjoittajatyöt vaativat vain lukion valmistumisen tai vastaavan. Nopea ja tarkka kirjoittaminen on tärkein pätevyys. Ammattitoimistoissa tarvittavan tarkkuuden saavuttamiseksi konekirjoittajilla on oltava erinomaiset kielioppi-, välimerkit- ja oikeinkirjoitustaidot. Vaikka monet nykyään kirjoitetut muistiot, kirjeet ja muut toimistoasiakirjat tehdään näppäimistöllä ja tietokoneella, oikeinkirjoituksen tarkistamiseen suunnitelluilla ohjelmistoilla on rajoituksensa. Esimerkiksi vaikka useimmat ohjelmat näyttävät selvästi väärin kirjoitetut sanat, ne eivät korosta niitä, jotka on kirjoitettu oikein, mutta joita käytetään virheellisesti lauseessa. siksi konekirjoittajan on voitava tarkistaa oma työnsä huolellisesti.
Monet toimistot suorittavat konekirjoituskokeen hakijoille, jotka haluavat tulla virkailijaksi konekirjoittajiksi. Tämä käytäntö voi tehdä virkailijoiden konekirjoittajien töistä, erityisesti korkeapalkkaisista, erittäin kilpailukykyisiä. Sen lisäksi, että konekirjoittajat kirjoittavat karkeita papereita ja saneluja kiillotetuiksi paloiksi, konekirjoittajat voivat hoitaa joitain arkistointi- tai muita toimistotehtäviä.
Ellei virkailijan työstä makseta erittäin hyvin ja/tai sitä ei tunnisteta nuoremmaksi kirjoitustyöksi, työntekijän ei pitäisi joutua kirjoittamaan kirjeitä, artikkeleita tai raportteja tyhjästä. Kirjoittajat muokkaavat jonkin verran, mutta he eivät ole kirjoittajia. Joskus yritykset, varsinkin pienemmät yritykset, voivat yrittää saada virkailijan konekirjoittajan tekemään kirjailijan työtä huomattavasti pienemmällä palkalla.
Virkailija konekirjoittaja voi työskennellä kirjoittajan avustajana kirjoittamalla kirjoittajan karkeat, kirjoitetut luonnokset valmiiksi käsikirjoitukseksi. Jotkut virkailijat konekirjoittajat työskentelevät omasta kodistaan kirjailijoille tai virtuaalitoimiston avustajina. Virtuaalitoimisto-assistentti hoitaa hallintotehtävät etänä tietokoneen avulla. Ennen kuin konekirjoittajat työskentelevät säännöllisesti kotoa asiakkaille, heillä on yleensä vähintään usean vuoden kokemus kokopäiväisistä toimistotyöntekijöistä.