Virtauskaavio on kaavio, joka käyttää sekä tekstiä että symboleita näyttääkseen tietyn prosessin suorittamiseen tarvittavat toimet. Tämäntyyppinen kaavio esittää kaikki vaiheet kronologisessa järjestyksessä symboleilla, jotka osoittavat prosessin alun ja lopun sekä päätökset ja toimet matkan varrella. Virtauskaavio on hyödyllinen kyseisen menettelyn visualisoimiseksi ja heikkouksien tunnistamiseksi.
Prosessivirtasymbolit sisältävät tyypillisesti kolme eri muotoa. Soikeaa käytetään osoittamaan prosessin alku- ja loppupisteet. Suorakulmio osoittaa toimia ja timantti päätöstä. Jokainen muoto on liitetty muihin muotoihin nuolen avulla, joka johtaa katsojan prosessista toiseen. Jokainen muoto sisältää sanoja, jotka kuvaavat prosessin tätä vaihetta.
Virtausprosessikaaviossa on tyypillisesti yksi lähtökohta. Tämä voi olla merkitty “Käynnistä” tai se voi osoittaa kaavion tarkoituksen, kuten “Asiakaspalvelupuhelu”. Tästä lähtien nuolet johtavat mahdollisiin toimiin tai päätöksiin. Edellisestä esimerkistä jatkaen, asiakaspalvelupuheluiden käsittelyä koskeva prosessikaavio voi sisältää kysymyksiä, jotka soittajalta pitäisi kysyä, kuten ”Millä järjestelmällä käytät?” Jokainen kysymys haarautuu mahdollisiin vastauksiin. Nämä vastaukset voivat johtaa toiseen kysymykseen, joka selventää edelleen ongelmaa, tai ratkaisun, joka tehokkaasti saavuttaa puhelun tavoitteen.
Useiden päätösten ja toimien jälkeen vuokaavion kaavio johtaa lopulta päätepisteeseen. Joillakin kaavioilla on yksi alku ja loppu, kun taas toiset voivat johtaa useisiin johtopäätöksiin. Asiakaspalvelupuhelu voi päättyä erilaisiin ongelmaan sopiviin ratkaisuihin. Kaavio voi päättyä tähän tai osoittaa jokaisen ratkaisun toiseen toimintoon, kuten kehotteeseen suorittaa kysely palvelun tehokkuudesta.
Toimenpiteet tai päätökset, jotka koskevat useampaa kuin yhtä skenaariota, eivät näy useita kertoja vuokaaviossa. Yhdistämisprosessi ilmestyy kerran, ja siihen johtaa useita nuolia. Jos vuokaavion lopullinen tavoite on sama prosessista riippumatta, kaavion loppupistettä osoittava soikea voidaan jäljittää useisiin toimiin tai päätöksiin.
Virtauskaavio on hyödyllinen työkalu yrityksille, koska se voi tarjota visuaalisen kuvan prosessin aikana tehdyistä toimista. Jos prosessi vaikuttaa liian monimutkaiselta, tämä kaavio auttaa tunnistamaan heikkoja kohtia, joissa sitä voidaan selventää tai parantaa. Virtauskaavio on hyödyllinen myös päätösten tekemisessä. Se voi tarjota helppolukuisia ohjeita oikean menettelyn noudattamisesta eri tilanteissa.