Virtuaaliassistentti on hallinnollinen toimistoassistentti, joka hoitaa yleisen toimiston hallinnan etäältä. Yleisiin toimistotehtäviin kuuluvat toimistotehtävät, kuten asiakirjojen arkistointi, tiedonkeruu ja tiedon tallennus. Se voi ulottua myös oikeusapuun ja kirjanpitopalveluihin – käytännössä kaikkiin virtuaalimaailmassa suoritettaviin toimistotöihin.
Virtuaaliassistentin urapolku, jota usein kutsutaan VA:iksi, yleistyi 1990-luvulla, kun tekniikka kehittyi ja yritysten toimistot hajautuivat yhä enemmän. Kun kaupunkitiheys ja ruuhkat lisäsivät esikaupunkia vuosien varrella, kehittyi reunakaupunkeja. Yritystoiminta seurasi, mikä sai yrityksiä avaamaan lisää sivukonttoria useisiin kaupunkeihin ja osavaltioihin. Globalisaatio on nyt lisävoima, joka ajaa yrityksiä ulkomaille hyödyntämään uusia markkinoita ja uusia kuluttajia. Näiden toimistojen henkilöstön tarve syntyi, mutta se liittyi usein korkeampiin kustannuksiin.
Virtuaaliassistentti voi olla työntekijä yrityksessä, jossa hän työskentelee, tai hän voi olla itsenäinen urakoitsija. VA voi tehdä etätyötä kotoa tai hän voi työskennellä yrityksen toimistoissa ja hallita yhtä tai useampaa etäpaikkaa.
VA-yritykset tulevat yhä enemmän esiin ja tekevät sopimuksia virtuaaliassistenteistaan yrityksille. Virtuaalitoimistojen tarjoajilla on tyypillisesti noin 10 virtuaaliassistenttia, jotka hallitsevat noin 100-150 yrityksen virtuaalitoimistoja. Esimerkiksi jos yritys New Yorkissa haluaa omistaa uuden teknologian avulla virtuaalisen toimiston Los Angelesiin, yrityksen ei tarvitse avata fyysistä sivukonttoria Yhdysvaltojen länsirannikolle. Yritys voi yksinkertaisesti ostaa sopimuksen virtuaalitoimiston tarjoajan kanssa.
Virtuaalitoimiston tarjoajat antavat asiakasyritykselle paikallisen osoitteen ja paikallisen puhelinnumeron. Virtuaaliassistentti on määrätty vastaamaan asiakasyrityksen puheluihin paikallisessa osoitteessa, joka vastaa asiakasyrityksen nimissä ja ohjaa puhelut yrityksen pääkonttoriin tai nimetylle edustajalle. Virtuaalinen avustaja auttaa myös asiakasyritystä kohdistamaan kuluttajat ilman, että sen tarvitsee olla kyseisellä maantieteellisellä alueella. Tämä auttaa luomaan vaikutelman, että yrityksellä on vilkas ja aktiivinen sivukonttori tuossa syrjäisessä kaupungissa.
Virtuaalitoimiston tarjoajat voivat myös kerätä yrityksen postia, lajitella ja ohjata uudelleen. Virtuaaliassistentti voi valvoa asiakasyrityksen juridisia ja liiketoiminnallisia velvoitteita, jotta se voi toimia toisessa kaupungissa, osavaltiossa tai maassa. Uuden Internet-tekniikan avulla virtuaaliassistentit voivat hallita useita yrityksiä tai toimistopaikkoja erittäin organisoidun ohjelmiston avulla. Teknologian avulla virtuaalinen avustaja voi myös paikata puheluita muihin kaupunkeihin tai maihin saumattomasti.