Virtuaalikansio on työkalu, jota käytetään tietojen tallentamiseen ja järjestämiseen käyttöjärjestelmän (OS) kautta, mikä mahdollistaa helpon pääsyn useisiin asemiin tai järjestelmiin. Tietokoneen käyttäjät voivat luoda tämän tyyppisen kansion käyttöjärjestelmän tai muun apuohjelman kautta ja täyttää sen sitten eri tiedostoilla ja tiedoilla. Mikään näistä tiedoista ei kuitenkaan ole virtuaalikansion sisällä, vaan se sijaitsee kiintolevyn tai muun tallennuslaitteen todellisessa kansiossa tai hakemistossa. Tätä kansiota käytetään yksinkertaisesti tiedostojen järjestämiseen siten, että niihin pääsee nopeasti ja helposti yhdestä paikasta sen sijaan, että löydettäisiin jokainen erikseen.
Virtuaalikansion avulla tietokoneen käyttäjä voi luoda hakemiston tai sijainnin, johon voidaan käyttää useita tiedostoja, vaikka ne olisivat muissa paikoissa. Esimerkiksi joku saattaa käyttää tietokonetta, joka sisältää kaksi kiintolevyä ja on yhdistetty verkkoon, jossa on tiedostoja muissa järjestelmissä. Normaalisti kyseisen käyttäjän on selattava useita kansioita ja asemia löytääkseen kustakin sijainnista sisältyvät tiedot. Jos nämä tiedot ovat tärkeitä ja niitä käytetään usein, kaikkien näiden tiedostojen käyttö voi viedä paljon aikaa ja heikentää tuottavuutta.
Virtuaalikansio lievittää paljon tätä vaivaa ja mahdollistaa tietojen käytön paljon helpommin. Tämä “kansio” luodaan tyypillisesti hakukyselyksi, joka tallennetaan ja tallennetaan tiedostona, jota tietokoneen käyttöjärjestelmä voi käyttää myöhemmin. Esimerkiksi tietokoneen käyttäjä voi suorittaa haun jokaisesta tiedostosta, joka on merkitty tunnisteella “work_project_November”. Tämä haku tulee takaisin kaikkien tiedostojen kanssa, jotka on merkitty asianmukaisesti.
Kun kyseinen tietokoneen käyttäjä käyttää tämän aikaisemman haun virtuaalista kansiota, järjestelmä tuo nopeasti esiin kaikki aiemmin löydetyt tulokset. Käyttöjärjestelmä voidaan suunnitella käyttöliittymällä (UI), joka tekee hakutuloksesta kansion, joka näyttää käyttäjälle tiedostot ja tiedot. Tämä on pohjimmiltaan virtuaalikansio, joka ei sisällä todellisia tietoja, mutta toimii tiedonsaantina.
Jos tietokoneen käyttäjällä oli tiedostoja useilla asemilla ja laitteilla, jotka kaikki on merkitty asianmukaisesti, käyttöjärjestelmä voi löytää ne ja käyttää niitä yhdessä virtuaalikansiossa. Käyttämällä tätä yhtä tiedostokansiota käyttäjä voi nopeasti käyttää kaikkia näitä tietoja. Uudet tiedot voidaan tyypillisesti lisätä helposti, ja väärät tiedostot voidaan poistaa tai merkitä eri tavalla tulevaa käyttöä varten. Kaikki tiedot pysyvät alkuperäisessä sijainnissaan, ja virtuaalikansio toimii yksinkertaisesti organisoiduna menetelmänä sen löytämiseksi.