Virtuaalinen puheposti on eräänlainen viestintätyökalu, jonka avulla voidaan luoda ja käyttää vastaajatiliä verkkoympäristössä. Tämän tyyppisen ratkaisun avulla ei tarvita puhelinvastaajaa tai toimistopuhelinjärjestelmää, jossa on vastaajatoiminto. Sen sijaan virtuaalinen vastaajatili on määritetty muodostamaan yhteys etäpalvelimeen, johon saapuvat viestit tallennetaan. Useimmissa sovelluksissa on mahdollista päästä käsiksi ja tarkastella näitä viestejä puhelimella, joka on varustettu kosketusäänipalvelulla, tai millä tahansa tietokoneella tai kannettavalla laitteella, jossa on Internet-yhteys.
Useiden palveluntarjoajien tarjoamissa virtuaalivastaajapalveluissa palvelun perustoimintona on mahdollisuus ohjata saapuvat puhelut puhepostipalveluun, jos puheluun ei vastata ennalta määrätyn soittomäärän sisällä. Soittajaa tervehditään ja hänelle tarjotaan mahdollisuus jättää viesti. Kun viesti on tallennettu ja soittaja katkaisee yhteyden, järjestelmä luo sähköposti-ilmoituksen asiakkaalle. Yleensä viesti sisältää perustiedot, kuten päivämäärän ja kellonajan, jolloin viesti jätettiin. Kehittyneemmät virtuaaliset puhepostijärjestelmät voivat sisältää tietoja, kuten viestiin liittyvät soittajan tunnustiedot, mukaan lukien soittajan puhelinnumero.
Kaikki virtuaalisella puhepostilla kaapatut viestit voidaan hakea useammalla kuin yhdellä tavalla. Yksi tapa on soittaa puhelimella puhepostipalvelun sisältävään palvelimeen, syöttää oikeat pääsykoodit ja kuunnella viestejä puhelimen kosketusääninäppäimistöön syötettyjen kehotteiden avulla. Toinen strategia on kirjautua puhepostipalveluun liittyvälle online-sivustolle ja kuunnella viestin äänivirtaa Internetin kautta.
Virtuaalisen puhepostin käyttäminen liiketoimintatarkoituksiin on fiksu askel, koska tämäntyyppinen viestintätyökalu voi olla erittäin kätevä useissa tapauksissa. Matkoilla olevat työntekijät saavat oikea-aikaisen ilmoituksen vastaajaan jätetystä viestistä, ja he voivat käyttää mitä tahansa sopivinta tapaa päästäkseen viestiin. Samaan aikaan, jos yrityksen puhelinjärjestelmä vaurioituu tai muuttuu muuten käyttökelvottomaksi hetkeksi, saapuvat puhelut voivat mennä suoraan avainhenkilöiden virtuaalisille vastaajatileille. Sieltä työntekijät voivat käyttää matkapuhelimia hakeakseen viestejä ja joko vastata sähköposteihin tai käyttää matkapuhelinpalveluja yhteydenpitoon soittajiin.