Jos työskentelet kotoa tietokoneella, modeemilla, faksilaitteella, sähköpostilla tai muilla sähköisillä tavoilla suorittaaksesi työsi ja kommunikoidaksesi työpaikkasi kanssa, työskentelet virtuaalitoimistossa. Toisin sanoen, teet etätyötä. Vaikka virtuaalinen työntekijä voi käyttää yrityksen sähköpostiosoitetta, postiosoitetta ja puhelinlaajennusta, hän työskentelee edelleen ulkopuolelta.
Virtuaalitoimiston ei kuitenkaan välttämättä tarvitse olla huone henkilön kodissa. Kannettava tietokone hotellissa tai jopa rannalla tekee. Useimmissa tapauksissa henkilö, joka työskentelee tämän tyyppisessä toimistossa, on perustettu työpaikkansa ansiosta. Kaikki laitteet kuuluvat kotitoimistoon ja ne on palautettava yrityksen päätyttyä.
Virtuaalitoimistotyöntekijän ei välttämättä tarvitse olla työntekijä. Hän voi myös olla joku, joka omistaa oman yrityksen ja työskentelee kotona tai tien päällä kannettavan tietokoneen ja langattoman yhteyden kautta. Toimiston omistaja voi olla myös riippumaton urakoitsija tai freelance -työntekijä, jolla ei ole siteitä tiettyyn toimipaikkaan.
Virtuaalitoimiston edut ovat monia. Esimerkiksi monet yleiskustannukset, kuten sähkö, katkaistaan tai pidetään minimissä yrityksessä, jolla on virtuaalisia työntekijöitä. Etätyö poistaa myös tungosta toimistot. Lisäetuna virtuaalityöntekijä voi sopia pienemmästä palkasta vastineena kyvystä työskennellä kotonaan.
Tällaisessa toimistossa työskentely katkaisee turhauttavan työmatkan. Virtuaalitoimistotyöntekijä voi työskennellä pyjamassa tai hikoilla, jos hän on niin taipuvainen. Kulut, kuten toimistotarvikkeet, voidaan joko laskuttaa takaisin kotitoimistolle tai poistaa verosta. Etätyö voi jopa eliminoida päivähoidon tai kokopäiväisen lastenvahdin kulut. Virtuaalinen työntekijä pystyy työskentelemään ilman kiireisen toimiston häiriötekijöitä. Häntä ei keskeytä työtoverin puhelut, toimistojuorut tai viime hetken tapaaminen.
Virtuaalitoimistolla on myös huonoja puolia. Yksin työskenteleminen on yksinäistä ja monet virtuaaliset työntekijät kaipaavat toimiston ystävyyttä. Kotona on myös monia häiriötekijöitä, kuten jääkaappi, puhelin, Internet, lapset ja naapuruusasiat. Se vaatii kurinalaista henkilöä voidakseen työskennellä virtuaalisessa ilmapiirissä.
Jos virtuaalitoimisto kuulostaa siltä, että se olisi hyvä idea tilanteeseesi, sinun kannattaa tehdä kaikki tarvittavat tutkimukset. Virtuaalitoimiston perustaminen voi olla kallista, koska tarvitset kaikki tarvittavat laitteistot ja ohjelmistot. Olisi myös hyvä tutkia verovaikutuksia sekä työnantajalle että työntekijälle. Useimmissa tapauksissa hyödyt ovat kuitenkin paljon suuremmat kuin riskit.