Virtuaalivalitsin on viestintätyökalu, jota käyttävät asiakaspalvelun työntekijät, kuten virtuaalivastaanottovirkailijat, puhelinpalvelukeskuksen edustajat tai telemarkkinointipalvelun edustajat ja jotka antavat heille mahdollisuuden soittaa lähteviä puheluita kirjoittamatta puhelinnumeroa jokaista puhelua varten. Tämä elektroninen laite voidaan ohjelmoida soittamaan puhelinnumeroon painamalla tiettyä painiketta. Käyttämällä automaattista numerojärjestelmää kommunikoimaan automaattisesti puhelinverkon kahden pisteen välillä, asiakaspalvelu voi odottaa, kunnes hän kuulee ennalta määrätyn vastauksen ennen puhelun käsittelyä.
Virtuaalivalitsimet voivat tarjota useita ohjelmistovaihtoehtoja, kuten elävän henkilön ymmärtämisen, kiireisen signaalin ja puhepostijärjestelmän tavoittamisen. Valitsin voidaan esimerkiksi ohjelmoida valitsemaan varattu -signaali, kunnes live -henkilö vastaa. Lisäksi puhelinvalikot voivat tarjota mahdollisuuden olla “Älä soita” -luetteloon ja välttää sen, että yritys saa rangaistuksia. Aikataulujärjestelmä voi näyttää tarkan päivämäärän ja kellonajan, jolloin puhelu soitettiin ja onko puhelu käsitelty oikein yrityksen ohjeiden mukaisesti.
Kustannustehokkaita etuja saadaan käyttämällä virtuaalista soitinta. Tuottavuus paranee, koska puhelinpalvelukeskuksen asiakaspalveluhenkilöstö soittaa rajoitetusti toistuvia puheluita. Puhelinkeskuksen henkilökunta voidaan määrätä eri asiakastileille ajoitetun työvuoron aikana pienen asiakasmäärän sijasta. Automaattisen valinnan ohjelmistojen hinnat voivat vaihdella kustannusten ja palvelun pituuden mukaan yrityksen erityistarpeiden mukaan.
Virtuaalivalitsimella on erilaisia käyttötarkoituksia. Esitallennettu viesti voidaan toistaa virtuaalivalitsimella, kunnes yhteys on muodostettu ja mahdollinen asiakas voi kuunnella luettelon valikkovaihtoehdoista ennen vastaamista. Tämä on yleinen valinta myyntivihjeille, kuten vakuutusliikeille, kiinnitysliikkeille ja kiinteistöviittauksille, jotta potentiaalinen asiakas saa mahdollisuuden oppia lisää yrityksen tuotteista ja palveluista. Tämä vähentäisi yrityksen kuluja, koska kohdennetut asiakasluettelot on laadittu tulevia markkinointikampanjoita varten.
Toinen vaihtoehto virtuaalivalitsimelle on pieni yritys, kuten kukkakauppa, ammattimainen järjestäjä tai ravintola, joka vuokraa potentiaaliselle asiakasluettelolle lisätäkseen lomaliiketoimintaa. Useita puhelinnumeroita voidaan soittaa kerrallaan, kunnes asiakas ottaa puhelimensa ja yrityksen edustaja selittää mahdolliset loma -alennukset.
Virtuaalivalitsimen käyttö säästää organisaatiolle aikaa ja rahaa, minkä ansiosta se voi virtaviivaistaa toimintojaan ja investoida enemmän henkilöstöön ja tekniikkaan sekä kilpailla tehokkaasti globaaleilla markkinoilla.