Vuokaavio kuvaa visuaalisesti prosessia tai projektin vaiheita. Sitä käytetään usein liiketoiminnassa, ja se tarjoaa yhteisen vertailukohdan hankkeeseen tai menettelyyn osallistuville. Se on myös hyödyllinen vertailukohta virheiden löytämiseksi prosessista tai projektista.
Yritykset voivat käyttää erillisiä vuokaavioita kuvaamaan todellisia prosesseja ja parhaita prosesseja ja vertaamaan näitä kahta prosessien parantamiseksi. Kaavio on myös tehokas tapa kouluttaa työntekijöitä uuteen prosessiin. Usein sitä käytetään helpottamaan sopimusta hankkeen tai prosessin vaiheista. Vuokaavion yhteisiä etuja ovat prosessin parempi ymmärtäminen, laadun parantaminen ja asiakkaiden ja toimittajien välisen suhteen selkeämpi ymmärtäminen.
Nykyaikainen vuokaavio liittyy tietokoneohjelmien logiikan varhaisiin kuvauksiin; sitä voidaan kuitenkin käyttää mihin tahansa tarkoitukseen, ei vain liiketoimintaprosesseihin. Kaaviossa voi olla kulutustuotteen kokoonpano -ohjeita, organisaation varainkeräyksen aikajana tai reittiohjeet kohteesta toiseen. Sovellusohjelmisto saattaa käyttää tällaista tehtäväkaaviota käyttäjän dokumentaatiossa.
Vuokaavio sisältää alku- ja loppupisteet, joissa on panoksia, tuloksia, mahdollisia polkuja ja päätöksiä matkan varrella. Useimmat käyttävät perussymboleja; alku- ja loppuvaiheet ovat yleensä soikeita tai pyöristettyjä suorakulmioita. Suorakulmio edustaa prosessin vaihetta ja timantin muoto osoittaa päätöksen. Päätetimantista johtavilla nuolilla on vastaavat kyllä/totta tai ei/väärät reitit.
Ympyrät kuvaavat toimintoja ja nuolen muotoinen kuljetus. Kolmio osoittaa varastointia ja neliö tarkastusta tai mittausta. Muut muodot symboloivat tietojen syöttöä ja tulostusta, yhden ja monisivuisia asiakirjoja, manuaalisia toimintoja, viiveitä ja seuraavan sivun liittimiä. Symbolit sisältävät tunnistavaa tekstiä.
Yhteisen prosessin osoittamiseksi vuokaavio yhdistää kaksi tai useampia symboleja. Symbolien välissä olevat nuolet kuvaavat vaiheiden kulkua. Yksinkertaistettu voi käyttää nuolia vain toiminnan kulun osoittamiseen. Kaikki kaaviot eivät käytä symboleja; jotkut käyttävät grafiikkaa tuotteen tai prosessin osoittamiseen.
Suunnitellessaan vuokaaviota henkilön tulee ensin kerätä tietoja nykyisen tai odotetun prosessin kulusta. Hän voi sitten luoda kokeiluprosessikaavion käyttämällä yksinkertaisimpia mahdollisia symboleja. Muita ihmisiä tulisi pyytää etsimään puutteita ja tekemään tarvittavat muutokset. Vuokaaviota kehitettäessä yksilöiden on määriteltävä selkeästi sen rajat. Monet toimistojen perusohjelmistot sisältävät toimintoja näiden kaavioiden luomiseen, ja on myös erikoisohjelmia vain tätä prosessia varten.