Monille yrityksille sopivan toimistotilan löytäminen tai muuttaminen on erittäin tärkeä asia. Monet kaupallisen kiinteistön vuokralaiset eivät kuitenkaan ole kokeneita ajan säästämisessä ja neuvottelevat silti parhaan tarjouksen saamiseksi. Vuokralaisen edustaja tai vuokralaisen edustaja voi tarjota arvokasta palvelua liikekiinteistöjen vuokralaisille. Vuokralainen on usein ammattimainen kiinteistönvälittäjä, joka työskentelee yksinomaan vuokralaisen hyväksi.
Ennen kuin kaupallinen vuokralainen palkkaa vuokralaisen, hänellä tulee olla perustiedot siitä, mitä hän tekee. Yksi vuokralaisen edustajan tärkeä tehtävä on sijainti -analyysi. Jos yrityksen omistajan tulot kärsivät siitä, että yritys sijaitsee huonosti, edustaja voi analysoida yrityksen ja sijainnin ja suositella joko muuttamista tai tilan käytön muuttamista. Rakennuksen kunnon analysointi on toinen olennainen osa työtä. Vuokralaisen edustaja voi lievittää turvallisuusongelmia tai hän voi suositella tiettyjä korjauksia tai siirtämistä.
Jos muutto on paras vaihtoehto kaupalliselle vuokralaiselle, vuokralainen voi toimia yrityksen omistajan asianajajana neuvotteluissa uuden toimistotilan vuokranantajan kanssa. Ihanteellisella edustajalla on asiantuntevat neuvottelutaidot, mikä edistää myönteistä tulosta. Jo se, että hänellä on edustus, voi antaa vuokralaiselle vipuvaikutuksen neuvotteluissa, mitä hänellä ei muuten olisi. On myös mahdollista, että kokenut vuokralainen tuntee vuokranantajan, mikä lisää edustuksen mahdollista hyötyä
Asiakirjojen liisaaminen voi usein olla monimutkaista etenkin vuokralaiselle, joka ei tunne sopimuskieltä ja siksi itse asiakirjojen luonnetta. Vuokralaisen edustajalla on perusteellinen tieto siitä, mitä asiakirjoja vaaditaan, miten niitä muokataan ja mitä pitäisi ja ei pitäisi hyväksyä.
Kaikki vuokralaisen edustajan kanssa työskentelyn edut huomioon ottaen on noudatettava muutamia varotoimia, kun valitset edustajaasi. Hänen on ensin oltava vapaa eturistiriidoista työskennellessään vuokralaisen kanssa. Toiseksi vuokralaisen on ymmärrettävä, miten edustaja odottaa maksavansa ja kuka maksaa. Edustajan on myös pystyttävä osoittamaan, että hän tuntee nykyiset markkinaolosuhteet ja että hänellä on hyvä maine saman alan vertaisryhmien keskuudessa. Jos vuokralainen suorittaa nämä vaiheet ennen kuin työskentelee läheisesti jonkun kanssa, kalliit virheet todennäköisesti vältetään.