Yhteystietojen hallinta on ohjelmisto, jonka avulla käyttäjä voi tallentaa, järjestää ja etsiä puhelinnumeroita, osoitteita, päivämääriä, muistiinpanoja, luetteloita ja paljon muuta. Henkilötietojen hallinnan tapaan yhteyshenkilö on suunniteltu myyntiedustajille ja muille, joiden on tallennettava tietoja asiakkaista ja myyntinäkymistä, suunniteltava tapaamisia ja puheluita sekä järjestettävä sähköposti- ja tekstiasiakirjoja. Valtavat tietomäärät, joita henkilö kohtaa päivittäin, on yksi paikka tietojen tallentamiseen. Yhteystietojen hallinnan ominaisuuksia voivat olla myös mahdollisuus tallentaa salasanoja, tärkeitä päivämääriä ja tapaamisia sekä mahdollisuus jakaa tietoja toisen tietokoneen tai henkilökohtaisen digitaalisen avustajan kanssa. Jotkut yhteystietojen hallinnoijat voivat sallia useiden käyttäjien käyttää yhteistä yhteystietokantaa.
Yhteyshenkilö voi myös luoda raportteja ja järjestää, ennustaa ja seurata myyntitoimintaa. Joissakin on mahdollisuus liittää valokuva, mikä on hienoa niille, jotka eivät aina muista nimiä tai asiakirjoja yhteystiedon tietueeseen. Automaattinen varmuuskopiointi on tärkeä yhteysominaisuuden turvaominaisuus. Toinen käytettävissä oleva ominaisuus on mahdollisuus ryhmitellä ja luokitella yhteystietoja.
Sen sijaan, että tekisitte muistiinpanoja paperinpalasista tai pitäisitte muistikirjaa, monet käyttäjät valitsevat yhteystietojen hallinnan, jossa on “muistiinpanot”. Tämän ominaisuuden avulla voit kirjoittaa, leikata ja liittää tai leikata Web -sivujen osia yhteyshenkilöihisi. Ohjelmisto leimaa automaattisesti aika- ja päivämäärämerkinnät, joiden avulla voit lajitella muistiinpanosi. Joissakin laitteissa voit myös kirjoittaa muistiinpanoja käsin erikoiskynällä.
Henkilökohtaisten tietojen ylläpitäjien tapaan yhteyshenkilöiden hallinnoijalla voi olla myös kalenteritoiminto. Kalenterinhallintaohjelman avulla voit seurata kokouksia, lomia, syntymäpäiviä ja niin edelleen. Äänimuistutukset voivat varoittaa, että tehtävä on määräaikainen tai kokousaika lähestyy.
Yhteyshenkilön hakuominaisuus on erittäin arvokas. Voit etsiä etsimäsi materiaalin päivämäärän, luokan, lauseiden tai muiden menetelmien perusteella. Yhteystietojen hallinta voi sisältää myös malleja tavallisille tehtäville, kuten puhelinviestit, kulutiedot tai tehtävälistat.
Yhteystietojen hallintaohjelmista on monia versioita. Jotkin järjestelmät ovat Internet-pohjaisia, mikä tarkoittaa, että ladattavia ohjelmistoja ei ole. Muut yhteystietojen hallintaohjelmistot voidaan ladata yrityksen palvelimelle siten, että asiakastietokannat ovat useiden työntekijöiden käytettävissä. Muut ovat osa toista ohjelmistosovellusta, kuten Microsoft Outlook, jossa on yritysyhteystietojen hallintaominaisuus.