Yleinen substantiivi yksinkertaisesti tunnistaa henkilön, paikan tai asian yleisellä, yleisellä tavalla ilman isoja kirjaimia. Sitä vastoin oikeat substantiivit käytetään tietyn henkilön, paikan tai asian tunnistamiseen ja vaativat yleensä ison alkukirjaimen. Esimerkiksi kun viitataan mihin tahansa “eläintarhaan”, käytetään yleistä substantiivia, mutta kun viitataan “San Diegon eläintarhaan”, sen sijaan käytetään oikeaa substantiivia.
Tärkein erottava tekijä yleisten substantiivien tunnistamisessa on se, miten ne kuvaavat jotain, jonnekin tai jonkun. Yleis substantiivit “laulaja” tai “presidentti” muuttuvat oikeaksi ja isolla alkukirjaimella, kun niitä käytetään tarkemmin sanoilla “Madonna” tai “Barack Obama”. Yleinen termi, kuten ”pukeutuja”, on myös yleinen, kunnes lisätään tuotenimi, kuten ”Broyhill®”.
Yleensä edeltää artikkeli, kuten “a”, “an”, “the”, “this” tai “that”, yleinen substantiivi voi kuvata yhtä henkilöä, paikkaa tai asiaa sekä useita kerralla. Kun yleisellä substantiivilla on ryhmittelyvaikutus, sitä kutsutaan kollektiiviseksi substantiiviksi. Esimerkiksi tämä lause näyttää yleisen substantiivin, joka on myös kollektiivinen substantiivi: “Joukkue voitti pelin.”
Kun yleinen substantiivi koostuu useammasta kuin yhdestä sanasta, sitä kutsutaan yhdistetyksi substantiiviksi. “Palomies saapui taloon” käyttää yleistä substantiivia. Muita esimerkkejä ovat “poliisi”, “liitutaulu” ja yleiset substantiivit, jotka voivat olla kaksi sanaa, kuten “jäätelö” tai “avaruusasema”. Näitä kutsutaan myös substantiivilauseiksi.
Tärkein ero on se, että yleiset substantiivit ovat yleistettyjä termejä ja varsinaiset substantiivit ovat spesifisiä. Isot kirjaimet auttavat lukijaa tekemään tämän eron. Yleisnimiä ei kirjoiteta isolla alkukirjaimella, ellei se esiinny lauseen alussa tai osana otsikkoa.
Yleiset substantiivit voivat myös olla abstrakteja tai konkreettisia, laskettavissa ja lukemattomia. Ideoita tai tunteita, kuten vihaa tai rakkautta, kuvataan abstraktilla tavalla. Konkreettiset substantiivit, jotka kuvaavat nähtyä ja kuultua henkilöä tai asiaa, voivat olla oikeita tai yleisiä. ”Paavalin piti ajatella parempaa sanaa” ja ”Oppilaan piti keksiä parempi sana” käyttävät molemmat konkreettisia substantiivit, mutta ensimmäinen lause käyttää oikeaa muotoa ja jälkimmäinen yleistä muotoa. Yhdistettynä nämä substantiivit voivat olla joko laskettavissa tai laskemattomia. Toisin sanoen yleiset substantiivit, kuten “opiskelija”, “pavut” ja “tuoli”, ovat kvantifioitavissa, mutta yleisiä substantiivit, kuten “maaperä”, “auringonvalo” ja jopa “inho”, ovat lukemattomia, koska niitä ei voida mitata tarkasti.