Yrityssihteeri on liike -elämän ammattilainen, joka hoitaa useita olennaisia tehtäviä yrityksen jatkuvassa elämässä. Vaikka on jonkinlainen käsitys siitä, että sihteeri on enemmän säilytysyhteisö, joka toimii apuna muiden yritysjohtajien kanssa, yrityssihteerin rooli on usein laaja ja siihen liittyy tarve käyttää huomattavaa valtaa monenlaisissa tehtävissä. Tehokas sihteeri voi vaikuttaa suuresti yrityksen yleiseen hyvinvointiin, joko kannustaa liiketoimintaa eteenpäin tai lamauttaa toiminnan epäonnistumiseen asti.
Monissa tapauksissa sihteerin tehtävät on määritelty yhtiöjärjestyksessä. Yrityksen tyypistä riippuen nämä vastuut voivat olla hyvin erityisiä tai sihteerille voidaan antaa laajat valtuudet, joita voidaan käyttää useissa tilanteissa. Säännön sisältämien säännösten on oltava yritysten todelliseen perustamiseen sovellettavien valtion lakien mukaisia, mikä vaikuttaa usein sekä sihteerin tehtävien laajuuteen että tapaan, jolla nämä tehtävät on suoritettava nykyisten lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi. standardit.
Yrityssihteerin ydinvastuu liittyy sen varmistamiseen, että yhtiön hallituksella on käytettävissään tarkkoja tietoja ja elinkelpoisia resursseja, joiden avulla se voi toimia hallituksen määräysten mukaisesti. Tämä tarkoittaa sitä, että sihteerin on oltava ajan tasalla kaikista liiketoimintaan liittyvistä oikeudellisista asioista. Ei ole epätavallista, että yrityksen sihteeri on asianajaja, joka on hyvässä asemassa paikallisen valtion asianajajan kanssa, vaikka harvoin vaaditaan, että hänen on oltava asianajaja. Tilanteissa, joissa sihteeri ei ole asianajaja, yritysrakenteessa on yleensä jonkinlainen yleinen neuvonantaja, jonka kanssa sihteeri voi työskennellä läheisessä yhteistyössä ja pysyä siten ajan tasalla sovellettavista laeista tai määräyksistä.
Tämän ydinvastuun puitteissa yrityksen sihteeri valvoo toimintoja, kuten sen varmistamista, että uudet johtajat saavat koulutusta voimassa olevista määräyksistä, ja ilmoittaa hallitukselle, kun hallituksen lakien muutokset tapahtuvat, jotka vaikuttavat yrityksen toimintaan. Jos työyhteistyö tai jopa mahdollinen sulautumistilanne syntyy, yrityksen sihteeri on usein vastuussa kokousten järjestämisestä kaikkien päättäjien välillä, mukaan lukien sijoituspankkiirien osallistumisen järjestäminen keskusteluihin, jos neuvottelut ovat saavuttaneet tietyn pisteen. Päivittäin sihteeri on todennäköisesti vuorovaikutuksessa muiden yritysrakenteen virkamiesten kanssa varmistaakseen, että he hoitavat vastuualueitaan sovellettavien määräysten mukaisesti.
Ei ole epätavallista, että yrityksen sihteeri tekee tiivistä yhteistyötä toimitusjohtajan kanssa. Vahvan viestintäsillan rakentaminen toimitusjohtajan kanssa antaa sihteerille mahdollisuuden välittää tärkeitä tietoja tapahtumista tai suuntauksista, jotka voivat vaikuttaa liiketoimintaan, ja aloittaa strategian näiden trendien tai tapahtumien käyttämiseksi tavalla, joka yrityksen etu. Tämän saavuttamiseksi sihteerin on oltava tehokas ja pätevä kommunikaattori, hänellä on oltava yksityiskohdat ja hänen on ymmärrettävä perusteellisesti paitsi yrityksen toimintarakenne, myös yrityksen tehtävä ja tavoitteet sekä yrityskulttuuri joka on kehittynyt ajan myötä.