Yrityksen sisällönhallinta on ohjelmistotuote, joka hallitsee kirjallisia asiakirjoja. Tämän tyyppisiä ohjelmistoja löytyy yleisimmin suurista yrityksistä tai laitoksista. Tämäntyyppisten ohjelmistojen vaatimus kasvoi tekstinkäsittelyohjelmien käytöstä sisällön kehittämiseen ja tarpeesta hallita tätä prosessia suuren määrän toimittajia ja avustajia.
Yrityksen sisällönhallintaratkaisuja on kaksi luokkaa: verkkosivujen sisällönhallinta ja liiketoimintaprosessien sisällönhallinta. Molemmissa luokissa on vakio ominaisuuksia ja toimintoja, jotka on suunniteltu parantamaan asiakirjojen hallintaa, muokkaamista, versiointia ja hyväksyntöjä. Näiden käsitteiden todellinen toteutus vaihtelee kahden vaihtoehdon välillä. Tämä vaikuttaa näiden järjestelmien käytön edellyttämään läpinäkyvyyteen ja liiketoimintaprosessiin.
Verkkosivuston yrityksen sisällönhallintajärjestelmässä työnkulun tulos julkaistaan yrityksen verkkosivustolla. Kaikki asiakirjat, luonnokset ja versiot tallennetaan ja ylläpidetään verkkopalvelimella. Päästäkseen tähän järjestelmään käyttäjät siirtyvät Internetiin ja käyttävät yrityksen verkkosivustoa. He antavat käyttäjänimen ja salasanan nähdäkseen sisällön, jonka he ovat vastuussa luomisesta, muokkaamisesta ja hyväksymisestä.
Jokainen verkkosivustolla julkaistava asiakirja on luotava tässä järjestelmässä. Artikkelin kirjoittaja toimittaa sen sitten tiimille editointia varten. Eri käyttäjät voivat käyttää asiakirjaa, muokata ja tallentaa muutokset. Ohjelmisto seuraa kunkin tekemiä muutoksia ja pitää versiot oikeassa järjestyksessä.
Muokkausprosessin lopussa asiakirja lähetetään hyväksyjälle tarkistettavaksi. Hyväksyjä tarkistaa lopullisen luonnosversion ja näkee kaikki muutokset ja kenen tekemät muutokset. Hyväksymisen jälkeen asiakirja julkaistaan verkkosivustolla.
Liiketoimintaprosessien yrityksen sisällönhallintajärjestelmä on asetettu verkotettuun asiakirjapalvelimeen ja sijaitsee yrityksen palomuurin takana. Pääsy myönnetään asemasi ja vastuutasosi perusteella. Tässä ympäristössä kaikki asiakirjat tallennetaan tekstinkäsittelyohjelmistoon, jolloin käyttäjät voivat helposti käyttää olemassa olevia työkaluja vaatimusten täyttämiseen.
Asiakirjat voivat olla malli- tai lomakepohjaisia ja ne tallennetaan jaettuun arkistoon. Käyttäjät käyttävät malleja ja päivittävät ne tarvittaessa. Valmistuttuaan asiakirjat lähetetään jaettuun hakemistoon ja ilmoitus lähetetään liiketoimintaprosessin seuraavalle henkilölle. He tarkistavat ja muokkaavat asiakirjaa tarpeen mukaan. Valmistuttuaan asiakirja hyväksytään, eikä siihen voi tehdä muita muutoksia.