Yrityksen matkustusjohtamisen (CTM) osasto hallinnoi kaikkia yrityksen työntekijöiden matkajärjestelyihin liittyviä näkökohtia. Matkakumppaneiden, kuten hotelliketjujen, sopimukset järjestää yritysmatkojen johtoryhmä, ja työntekijöiden on järjestettävä työmatkat matkanhallintaosaston kautta. Suuryrityksillä on yritysmatkojen hallinto -osastoja, kun taas pienemmät yritykset käyttävät yleensä matkatoimistoja tarjoamaan joitakin samanlaisia palveluja.
Yritysmatkoihin liittyvät käytännöt muotoilee yleensä matkustusjohtoryhmä yhdessä henkilöstö- ja talousosastojen kanssa. Suuryrityksillä on vuosibudjetti matkakuluihin, ja yritysmatkailuryhmän on varmistettava, että henkilöstön matkustamisen kokonaiskustannukset eivät ylitä vuosibudjettia. Jotkut matkailuryhmät määrittävät matkabudjetin kullekin yrityksen osastolle, ja osastojen johtajat ovat vastuussa omien työntekijöidensä matkajärjestelyjen valvonnasta.
Yritysten matkustusjohtoryhmä muodostaa yleensä siteitä yrityksiin, jotka voivat tarjota kuljetuksia ja majoitusta työntekijöille työmatkojen aikana. Suuret yritykset sopivat sopimuksista useiden hotelliketjujen kanssa varmistaakseen, että työntekijät löytävät kumppanihotellit yöpymään riippumatta siitä, minne heidän on matkustettava. Yritykset saavat yleensä merkittävän alennuksen ryhmävarauksista ja saavat alennettuja hintoja, jos he suostuvat työskentelemään tiettyjen hotelliketjujen ja lentoyhtiöiden kanssa. Nämä alennukset riippuvat siitä, että yritysmatkailuryhmä sitoutuu harjoittamaan tietyn määrän liiketoimintaa kunkin kumppaniyrityksen kanssa. Hotellit ja lentoyhtiöt voivat lopettaa alennukset, jos yritykset tekevät varauksia harvemmin kuin alun perin sovittiin.
Työntekijöille, jotka joutuvat matkustamaan yömatkoille, korvataan yleensä ateriat, pesula ja kuivapesukulut. Yrityksen johtoryhmä tekee tutkimusta aterioiden ja muiden palvelujen kustannusten määrittämiseksi eri maantieteellisillä alueilla ja käyttää näitä tietoja työntekijöiden päivittäisten kulurajojen määrittämiseen. Yritykset korvaavat vain menot, jotka eivät ylitä rajaa, vaikka työntekijät voivat vapaasti käyttää päivärajan ylittävän summan, jos he käyttävät omia varojaan. Jotkut yritysmatkojen johtoryhmät tarjoavat työntekijöilleen yritysluottokortteja, joiden avulla työntekijät voivat veloittaa kulut suoraan yritykseltä sen sijaan, että he esittäisivät korvausvaatimuksia.
Kun vuosikulut ylittävät ilmoitetun budjetin, yritysmatkojen johtoryhmä on vastuussa siitä, että yrityksen työntekijät muuttavat tai peruuttavat matkasuunnitelmansa loppuvuodeksi. Monet yritykset vaativat työntekijöitä järjestämään kokouksia neuvottelupuhelujen avulla kustannusten vähentämiseksi. Matkabudjetteja tarkistetaan vuosittain ja niitä voidaan korottaa hintojen nousua varten, mutta useimmat yritykset pitävät matkakuluja hallittavissa olevina kuluina ja pitävät matkabudjetit mahdollisimman pieninä.