Yrityksen ostotilaus on asiakirja, jonka yritys lähettää tuotteiden tai palvelujen myyjälle. Siinä kerrotaan tarkalleen, mitä ostetaan ja mihin hintaan. Kun myyjä on vastaanottanut ja hyväksynyt ostotilauksen, se toimii sopimuksen yrityksen ja myyjän välillä. Yritysten ostotilaukset tekevät osapuolten kesken selväksi, mitä odotetaan ja kuinka paljon se maksaa.
Ostotilaukset ylittävät vain tilausten tekemisen menetelmät. Useimmissa yrityksissä ostotilaus on kirjanpitoprosessin ensimmäinen vaihe. Ostotilaus annetaan yleensä kirjanpito -osaston toimesta ja luo ostovelatietueen. Se luo myös seurantalaitteen maksamattomille tilauksille. Yrityksissä, jotka tekevät satoja tai tuhansia ostoksia kuukausittain, tästä tulee välttämätön seurantamekanismi.
Myyjän näkökulmasta yrityksen ostotilaus tarjoaa selkeyttä ja kirjanpitomekanismin. Yrityksen ostotilauksen vastaanottaminen ei ainoastaan anna myyjälle kirjallista sopimusta ostajan kanssa, vaan siitä tulee myös ensimmäinen askel myyntisaamisten polun luomisessa. Nämä tilaukset ovat tärkeitä, kun yritetään saada rahoitusta tai yrityslainaa, koska myyjä dokumentoi kuinka paljon rahaa tulee yritykseen ja milloin sen odotetaan saapuvan.
Yrityksen ostotilauksen tyypillisiä elementtejä ovat päivämäärä; PO -numero; kummankin osapuolen nimi, osoite ja puhelintiedot; ja kuvaus tavaroista ja palveluista sekä hinnoittelu ja kokonaissumma. Sekä ostajalle että myyjälle tilausnumerosta tulee tärkein seurantamekanismi kaikille näiden kahden välillä tehdyille tilauksille.
Yrityksen ostotilauksen muunnelma on pysyvä tilaus, joka luo tilauksen tietylle ajanjaksolle. Tämä mahdollistaa määräalennukset tuotteille tai palveluille, joita ei tarvitse toimittaa kerralla. Tämäntyyppiset tuottajaorganisaatiot ovat tyypillisesti tarkoitettuja tuotteille tai palveluille, jotka toimitetaan määräajoin vuoden aikana. Ostotilaus voitaisiin antaa esimerkiksi paperitarvikkeiden kuukausittaista toimitusta tai ilmastointilaitteen neljännesvuosittaista huoltoa varten.
Pienemmille yrityksille ostotilausprosessin luominen saattaa tuntua liioittelulta, mutta kun se on suoritettu oikein, se säästää aikaa ja rahaa. Se antaa ostajille ja myyjille tilausnumeron, joka helpottaa tilausten seurantaa. Se luo myös molempien osapuolten välille oikeudellisen asiakirjan, joka takaa ostajalle neuvotelun hinnan ja antaa myyjälle asiakirjan, joka oikeuttaa sen laillisesti velkoihin.