Yritystapahtumien suunnittelija voi olla välttämätön yritystapahtuman suunnittelussa, valmistautumisessa, koordinoinnissa ja hallinnassa. Jotkut tapahtumat ovat laajamittaisia ja voivat maksaa yritykselle paljon rahaa. Suuret tapahtumat voivat vaatia suunnittelijaryhmän. Muut yritystapahtumat ovat luonteeltaan pienempiä, ja tapahtuman suunnitteluun tarvitaan ehkä vain yksi henkilö.
Yritysten järjestämiä tapahtumia on monenlaisia. Joillakin on ainutlaatuisia kulttuuritarpeita tapahtumalleen ja toisilla on erityinen visio. Yritystapahtumien suunnittelijan on selvitettävä, millaisen tapahtuman yrityksen pää haluaa järjestää. He voivat esimerkiksi haluta rento perhepiknikin, mustan solmion gaalan, ainutlaatuisen karnevaalikokemuksen tai julkkisten varainkeruun.
Kaikki tärkeät päätökset tekee yrityksen isäntä; kuitenkin suunnittelija antaa isännälle muutamia vaihtoehtoja. Suunnittelija voi esimerkiksi ilmoittaa isännälle, että hyväntekeväisyysvarojen keräystapahtuma voidaan järjestää hotellissa, kaupungin maamerkissä tai kongressikeskuksessa. Isäntä valitsee vaihtoehdoista yhden tapahtumapaikan. Jos isäntä päättää järjestää tapahtuman hotellissa, suunnittelija valitsee sitten joukon hotellivalintoja-antaa jälleen isännälle mahdollisuuden tehdä tietoon perustuva valinta.
Kun tapahtuman tyypistä on päätetty, yrityksen tapahtumasuunnittelijan on siirryttävä eteenpäin ja neuvoteltava tapahtuman kaikista näkökohdista. Paikan varaamisen lisäksi yritystapahtumien suunnittelija vastaa kaikista yksityiskohdista. Ateriapalvelun valitseminen, viihteen varaaminen, paikallisten retkien järjestäminen, tapahtumakirjanpidon hallinta ja audio-/visuaalisten laitteiden asentaminen voivat olla suunnittelijan vastuulla. Lisäksi jos tapahtumassa on vieraita vieraita, suunnittelijan on ehkä määritettävä matkajärjestelyt, kuten lentoliput ja maakuljetukset, ja autettava vieraita saamaan passi tai viisumi.
Tapahtumapäivänä yritystapahtumien suunnittelija varmistaa, että kaikki sujuu sujuvasti. Suunnittelija käsittelee ja ratkaisee mahdolliset häiriöt. Vaikka se voi olla suunnittelijalle stressaavaa, yrityksen isännän ei pitäisi tuntea stressiä.
Yritystapahtumien suunnittelijan palkkaaminen voi tuntua aluksi tarpeettomalta kustannukselta; se voi kuitenkin säästää yrityksen rahaa. Jos henkilöstön jäsen joutui ottamaan aikaa päivistään suunnitellakseen tapahtuman, jopa pienimuotoisen, hänen työtehtävänsä saattavat olla alempiarvoisia. Yritystapahtumien suunnittelija on koulutettu soittamaan lukemattomia puheluita, tapaamaan erilaisia myyjiä ja viimeistelemään yksityiskohtaiset järjestelyt, mikä säästää yrityksen työntekijöitä vaivalta.