Riippumatta siitä, käytätkö tietokonetta työpaikalla vai kotona, varmuuskopiotiedostojen luominen ja aika ajoin päivittäminen on tärkeää. Vaikka mahdollisuus, että järjestelmässäsi tapahtuu jotain, on suhteellisen pieni, tosiasia on, että järjestelmät kaatuvat ja tiedot voivat kadota. Siksi kaikkien pitäisi lisätä “varmuuskopioi tietokoneeni” tehtävälistaansa vähintään kuukausittain.
Useimmat ihmiset kokevat, että on erittäin kätevää säilyttää monia asiakirjoja, jotka on tallennettu tietokoneen kiintolevylle. Asiakirjat voidaan tulostaa tarpeen mukaan tai päivittää ajoittain tarvittaessa ilman täysin uuden asiakirjan luomista. Tallennettujen tiedostojen tallentaminen kiintolevylle on kätevää, mutta ei välttämättä turvallisin tapa. Aivan kuten paperiasiakirjoissa, on hyvä idea kopio näistä sähköisistä tiedostoista piilottaa eri paikkaan.
Kun kiintolevy vioittuu millään tavalla, se voi vaikuttaa negatiivisesti kaikkiin järjestelmään tallennettuihin tiedostoihin. Tiedostot voivat kadota, niiden avaaminen on mahdotonta tai kunkin asiakirjan tiedot voidaan sekoittaa. Tiedostot eivät ole enää käytettävissä. Tässä vaiheessa haluat varmuuskopioida tiedostot, jotka voidaan ladata toiseen järjestelmään tai palauttaa tietokoneellesi, kun kiintolevy vaihdetaan tai korjataan. Ellet tee tätä muistiinpanoa “varmuuskopioi tietokoneeni” ja seuraa tehtävää, käytät paljon aikaa asiakirjojen luomiseen muistista.
Toinen syy, miksi haluat tehdä tämän “varmuuskopioi tietokoneeni” -toiminnon, on se, että et voi aina viedä pöytätietokonettasi kaikkialle. Kopioimalla tiedostosi CD-ROM-levylle tai hyppyasemalle olet varmuuskopioinut tallennetut ohjelmat ja tiedostot tehokkaasti ja voi käyttää niitä kannettavalla tietokoneella tai muulla kohdetietokoneella. Tästä näkökulmasta tiedostojen uusimpien versioiden varmuuskopioiminen helpottaa tarvitsemiesi asioiden käyttöä missä tahansa.
Haluat ehkä harkita etäpalvelimen käyttöä tiedostojesi uusimpien kopioiden sekä kaikkien niiden oikeaan käyttöön tarvittavien ohjelmistojen tallentamiseen. Monet yritykset tarjoavat tätä palvelua joko pientä maksua vastaan tai yhteisöpalveluna. Pääsy tiedostoihin on suojattu suojausprotokollilla, joten kukaan ei pääse tietoihisi, ellet anna kirjautumistietoja. Lisäksi tämän vaihtoehdon avulla voit helposti korvata aiemman version uusimmilla tiedoilla tai luoda ja nimetä uusimman version erillisenä tiedostona. Tämän avulla voit palata ja tarkistaa kaiken, mikä oli tiedostossa, kun päätit noudattaa pakollista varmuuskopioida tietokoneeni. Tämä vaihtoehto voi olla hyödyllinen, jos haluat nähdä, mitä syötettiin tiettynä päivänä.
Tehtävän ajoittaminen “tietokoneen varmuuskopioimiseksi” voidaan suorittaa tekemällä säännöllinen varmuuskopiointi manuaalisesti. Vaihtoehtoisesti voit määrittää protokollat aloittamaan varmuuskopiointiprosessin automaattisesti jatkuvan aikataulun mukaisesti. Asiantuntijat suosittelevat yleensä varmuuskopiointia vähintään kerran kuukaudessa. Jos kuitenkin lisäät tietoja päivittäin, sinun kannattaa ajoittaa varmuuskopiointi kerran viikossa. Näin varmistat, että vaikka jotain tapahtuisi kiintolevyllesi, menetettävän tiedon määrä on minimaalinen ja toipumisaika on suhteellisen lyhyt.