Koska Internet on nyt läsnä lähes jokaisessa kotitaloudessa, kirjallisista kirjeistä on tullut menneisyys. Miksi käyttää aikaa ja rahaa kirjoittaa jotain paperille, kun voit lähettää nopean sähköpostin ja tavoittaa jonkun muutamassa sekunnissa? Vastaus on, että sähköpostin suosiosta huolimatta joskus kirjoitettu kirje voi olla paljon tehokkaampi. Sähköpostit eksyvät ja joskus jätetään huomiotta, mutta ennen kaikkea niitä pidetään epävirallisempina ja vähemmän tehokkaina kuin kirjoitettuja kirjeitä. Joten milloin kirjallinen kirje on hyvä idea? Tässä muutama esimerkki.
Jos kirjoitat vaaleilla valituille virkamiehille, kuten kongressin jäsenille, kirjallinen kirje antaa sinulle todennäköisesti vastauksen. Hyvin jäsennelty kirje lähettää viestin, että olet käyttänyt aikaa harkitaksesi valituksesi tai pyyntösi, ja se on vakuuttavampi argumentti kuin sähköposti.
Jos sinun on lähetettävä anteeksipyyntö tai kiitosviesti, kirjallinen kirje välittää viestisi voimakkaammin kuin muutama sähköpostitse lähetetty rivi. Kirjallinen kirje osoittaa vastaanottajalle, että välität tarpeeksi, jotta hän voi käydä läpi vaikeuksia kirjoittaa jotain, ostaa leima ja löytää postilaatikko. Muunlaiset viestit, kuten hääkutsut ja joulu -uutiskirjeet tai -kortit, säilyttävät kirjallisen kirjeen perinteen.
Jos kirjoitat suosituskirjeen jollekin, olitpa sitten entinen työntekijä tai opiskelija, kirjallinen kirje on ensisijainen lomake. Tämä johtuu siitä, että kirjallinen kirje tuntuu pysyvämmältä, kun taas sähköposti tai faksi tuntuu vanhentuneelta muutaman viikon kuluttua sen ensimmäisestä lähettämisestä.
Yleinen sääntö on, että muodolliset tilanteet hoidetaan paremmin kirjeitse kuin sähköpostitse. Jopa sähköpostin kautta on tullut suosituin viestintämuoto nykyään, mutta useimmat ihmiset pitävät sitä edelleen epävirallisena, eikä sillä ole samaa painoa kuin kirjoitetuilla kirjeillä.
Muista lopuksi, että kirjoitetut kirjeet voivat välittää kirjoittajan tunteet paljon paremmin kuin sähköposti. Jos lähetät viestin sukulaiselle tai kirjoitat kauan kadonneelle ystävällesi, valitse paperi. Kotiin saapuvien kirjallisten kirjeiden voimaa ei voi verrata postilaatikkoosi saapuvan sähköpostin yksinkertaiseen napsautukseen.