Aineettomat kustannukset ovat kustannuksia, joilla on jonkinlainen kielteinen vaikutus liiketoiminnan tulokseen, mutta joita ei välttämättä voida soveltaa tiettyyn rivikohtaan tai -kuluun kirjanpidossa. Sen sijaan nämä kustannukset syntyvät tavalla, joka vaikuttaa yrityksen yleiseen toimintaan. Aineettomat kustannukset voivat olla kuluja, joita syntyy tuotantolinjaan tehtäessä päivityksiä, työntekijöiden etujen muutosten toteuttamista tai mitä tahansa tekijää, joka vaikuttaa asiakkaiden kanssa kehittyneisiin suhteisiin.
Yksi helpoimmista tavoista ymmärtää aineettomat kustannukset on pohtia työntekijöiden tuottavuutta. Kun työntekijät ovat onnellisia ja he arvostavat yritystä, heidän tuottavuutensa on yleensä lähellä tehokkuuden huippua. Jos jollakin tapahtumalla on negatiivinen vaikutus työntekijän ja työnantajan väliseen suhteeseen, on hyvä mahdollisuus, että tuottavuus laskee. Tuotannon muutosta voidaan kutsua aineettomaksi kustannukseksi, joka johtuu tästä työntekijöiden ja työnantajan välisen liikearvon muutoksesta.
Työsuhde -etuuksien muutokset voivat usein johtaa aineettomiin kustannuksiin. Jos yritys esimerkiksi päättää luopua ryhmäsairausvakuutuksesta osana kustannusten leikkausstrategiaa, yritys säästää merkittävän summan vuoden aikana. Samaan aikaan tällä vakuutuksen menetyksellä on kielteinen vaikutus työntekijöihin, jotka ovat yleensä vähemmän omistautuneita. Tämän seurauksena tuotanto laskee ja liiketoiminta ei pysty tuottamaan samalla tasolla kuin ennen. Vaikka yritys säästi rahaa pudottamalla terveydenhuollon kattavuuden, säästöt ovat pienempiä kuin alun perin arvioitiin, koska tuotanto laski toimenpiteen seurauksena.
Sama yleinen ajatus voi johtaa aineettomiin kustannuksiin, jotka liittyvät yrityksen asiakkaisiin. Jos jokin ongelma, kuten tärkeän tilauksen viivästynyt toimitus tai asiakaspalvelun edustajan ongelma, muuttaa asiakkaan käsitystä liiketoiminnasta negatiivisesti, on mahdollista, että asiakas alkaa etsiä toista toimittajaa. Uuden toimittajan varmistamisen jälkeen asiakas alkaa siirtää liiketoimintansa uudelle toimittajalle. Aineettomat kustannukset alkuperäiselle toimittajalle ovat tulonmenetys ja arvostetun asiakkaan menetys.
Aineettomat kustannukset johtuvat yleensä jostakin tekijästä tai tekijäryhmästä, joka on pienentänyt tai heikentänyt yritystä jollakin tavalla. Kustannukset voivat johtua työvoiman leikkauksista, jotka vaativat loput työntekijät ottamaan lisävastuita, vähentämään työsuhde -etuuksia tai tekemään muutoksia tuotelinjaan, jota asiakkaat eivät ole tyytyväisiä. Kussakin tapauksessa mahdollisuudet vaikuttaa haitallisesti liiketoimintaan ja siten heikentyä tuottavuutta lisääntyvät huomattavasti.