Ammattitapahtumien suunnittelija on mies tai nainen, joka järjestää, perustaa ja johtaa erilaisia yritys-, julkisia ja yksityisiä tapahtumia ja kokouksia. Hän löytää sopivat paikat, neuvottelee päivät, ajat ja hinnat ja määrittää ruoan, juomien, pöytien ja laitteiden tarpeen. Monet tapahtumasuunnittelijat osallistuvat itse järjestämiinsä kokouksiin, kokouksiin tai konsertteihin varmistaakseen, että kaikki osallistujien tarpeet täytetään. Ammattilainen voi olla suunnittelutoimiston, yrityksen sisäisen komitean tai itsenäisen yrityksen palveluksessa.
Suuren tapahtuman suunnitteluun on käytettävä paljon aikaa ja vaivaa. Monilla yrityksillä, valtion virastoilla ja organisaatioilla ei yksinkertaisesti ole aikaa, kokemusta ja resursseja laatukokouksen kokoamiseen. Ammattitaitoinen tapahtumasuunnittelija voi poistaa asiakkaiden ja yritysten stressin ottamalla kaikki sopimusten suunnitteluun ja toteuttamiseen liittyvät tehtävät. Hänelle annetaan yleensä peruskuva siitä, mistä tapahtumasta on kyse, mukaan lukien tapahtuman syy, budjettitiedot ja läsnä olevien ihmisten määrä. Tapahtumasuunnittelija etsii sitten parhaat paikat, neuvottelee hinnat ja määrittää päivämäärät ja ajat.
Tapaamisen tyypistä riippuen ammattitaitoisen tapahtumasuunnittelijan on ehkä järjestettävä catering -palvelut, viihde tai erikoislaitteet, kuten mikrofonit, videonauhurit ja projektorit seminaareja ja konferensseja varten. Kun kaikki on sovittu, tapahtumasuunnittelija valvoo tuolien, pöytien ja koristeiden järjestelyjä ja hoitaa muita valmistelutehtäviä paikan päällä. Hän osallistuu usein tapahtumiin varmistaen, että ruoka ja virvokkeet eivät ole loppumassa ja että asiakkaat ovat tyytyväisiä työhönsä.
Monet tapahtumasuunnittelijat työskentelevät suurissa suunnitteluyrityksissä, joissa heille on yleensä määrätty erityistehtäviä, kuten hintojen määrittäminen tai sopivien paikkojen löytäminen. Itsenäisenä ammatinharjoittajana toimiva tapahtumasuunnittelija kuitenkin usein hoitaa kaikki siihen liittyvät tehtävät, mukaan lukien tapahtumien edistäminen, markkinointi, rahoitus ja valvonta. Työ voi olla kiireistä, vaikka kokenut ammattilainen tekee kaikki tarvittavat varotoimet ja valmistelut varmistaakseen, että asiat sujuvat.
Ammattitapahtumien suunnittelijaksi ryhtymiselle ei ole asetettu vaatimuksia, vaikka monilla ihmisillä on osakkuus- tai kandidaatin tutkinto liikkeenjohdosta, suhdetoiminnasta, viestinnästä tai rahoituksesta. Monet kansalliset järjestöt tarjoavat jäsenyyksiä ja vapaaehtoisia tapahtumasuunnittelijan sertifiointitestejä, jotka voivat auttaa ammattilaista parantamaan hänen pätevyyttään ja mahdollisuuksiaan löytää työtä. Sertifiointi on erityisen tärkeää itsenäisille suunnittelijoille, joten asiakkaat voivat olla varmoja, että he ovat tekemisissä ammattilaisten kanssa.