Apuraha -asiantuntija valvoo apurahojen hakuprosessia ja tarjoaa rahoitusmahdollisuuksia organisaation, jossa asiantuntija työskentelee, kannalta. Monet apuraha -asiantuntijat ovat julkisia työntekijöitä, jotka edustavat kouluja, kaupunkeja ja valtion virastoja. Toiset voivat työskennellä yksityisille organisaatioille, jotka luottavat voimakkaasti apurahoihin, kuten voittoa tavoittelemattomille järjestöille. Apuraha -asiantuntijaksi ryhtymiselle ei ole erityisiä vaatimuksia, vaikka kandidaatin tutkinto on yleensä edullinen ja monet yritykset eivät palkkaa ihmisiä ilman kokemusta.
Apuraha -asiantuntija on vastuussa apurahojen tunnistamisesta, joita mahdollisesti sovelletaan organisaatioon, jossa asiantuntija työskentelee, käyttämällä apurahaluetteloita ja automaattisia tietokantoja. Asiantuntija tutkii yksittäisten apurahojen ehdot varmistaakseen, että organisaatio on tukikelpoinen, ja jättää sitten apurahahakemuksen. Apurahahakemukset edellyttävät tyypillisesti laajaa paperityötä ja sitä tukevia asiakirjoja, ja hakemusten täsmällinen ja yksityiskohtainen täyttäminen on tärkeä taito.
Apuraha -asiantuntijat työskentelevät yleensä useilla apurahoilla kerralla. Jotkut voivat olla vasta alkuvaiheessa, kun taas toiset voivat olla pidemmälle hakuprosessissa. Jos apurahat hyväksytään, apuraha -asiantuntija varmistaa, että avustuksen ehdot täyttyvät, toimittaa raportointi- ja paljastustiedot avustavalle virastolle tai organisaatiolle pyynnöstä ja täyttää kaikki muut vaatimukset. Esimerkiksi voi olla tarpeen dokumentoida, miten rahat käytettiin apurahan saamisen jatkamiseen.
Monilla apuraha -asiantuntijoilla on tutkinto viestinnän ja liiketalouden aloilla. Apuraha -asiantuntijoiden on kyettävä pitämään useita hakemuksia järjestyksessä, verkostoitumaan erilaisten ihmisten kanssa rahoitustarpeiden tunnistamisessa ja niiden täyttämisessä apurahojen avulla sekä kommunikoimaan selkeästi hakemuksissaan. Tämäntyyppinen työ vaatii myös ihmisten taitoja, koska voi olla tarpeen olla vuorovaikutuksessa avustusrahoituslähteiden kanssa ja miellyttävä, ystävällinen apuraha -asiantuntija voittaa todennäköisemmin kovan kilpailun apurahoista.
Yleensä ihmiset aloittavat uransa apuraha -asiantuntijoina työskentelemällä asiantuntijan toimistossa, joka voi tarjota mentorointia, koulutusta ja altistumista apurahahakemukselle ja hakemusprosessille. Ajan myötä toimistohenkilöstö voi saavuttaa enemmän itsenäisyyttä, kunnes lopulta he jättävät avustukset kokonaan yksin. Kun korkea pätevyys on saavutettu, ihmiset voivat tutkia mahdollisuutta hakea korkeampia tehtäviä toimistossa tai hakea työtä muualta muiden organisaatioiden kanssa, jotka tarvitsevat apuraha -asiantuntijan palveluja.