Apurahojen koordinaattori on kiinteä työntekijä useille erityyppisille voittoa tavoittelemattomille tai yhteisöjärjestöille, jotka luottavat avustusrahoitukseen ainakin osalle toimintarahastoistaan. Avustuskoordinaattorin tehtävänä on nähdä kaikki apurahahakemukset alusta loppuun; tämä alkaisi yksinkertaisesti tutkimalla erilaisia apurahoja ja pätevyyttä, jotka hakijoiden on täytettävä. Seuraava vaihe on keskustella hakemuksesta muiden työntekijöiden kanssa, jotka tarvitsevat tietoja, kerätä kaikki pyydetyt tiedot ja sitten kirjoittaa itse apurahahakemus ja lähettää se. On välttämätöntä olla hyvin organisoitu ja ymmärtää avustusten kirjoittamisprosessi perusteellisesti menestyäkseen tässä tehtävässä.
Jotkut apurahojen koordinaattorin tärkeimmistä näkökohdista ovat todella apurahojen tutkiminen. Tämä voi vaatia pitkiä tunteja erilaisten apurahatietokantojen selaamisesta, jotka ovat sovellettavia ja joihin organisaatio tai voittoa tavoittelematon järjestö on pätevä hakija. Avustuskoordinaattori valitsee sitten avustuksen tai avustukset, joita varten hän kirjoittaa hakemuksen, ja aloittaa tarvittavien tietojen keräämisen.
Monet apurahahakemukset edellyttävät hakijoilta hyvin tarkkoja tietoja, kuten heidän tekemänsä työn tyyppi, projekti, johon varat käytetään, tai vapaaehtoistyöaika, jonka he kirjaavat viikoittain tai kuukausittain. Tiettyjen työntekijöiden palkka -asteikot saatetaan vaatia myös muiden todelliseen apurahaan ja organisaation luonteeseen liittyvien tietojen lisäksi. Jotkut apurahahakemukset voivat olla melko pitkiä, joten on tärkeää, että apurahan koordinaattori on erittäin organisoitu ja huolellinen hakemuksia täytettäessä, jotta kaikki pyydetyt tiedot toimitetaan. Se voi usein vaatia tapaamista muiden työntekijöiden kanssa keskustellakseen sovelluksesta ja siitä, mitä he voivat osallistua.
Seuraava askel avustuskoordinaattorina työskentelyssä on todella kirjoittaa apuraha ja toimittaa se eräpäivään mennessä. Apurahan kirjoittaminen vaatii tiettyjä tietoja siitä, miten tiettyjä asioita voidaan ilmaista tehokkaimmin, tai tietää, mistä aiheista keskustellaan, jotta apurahan myöntäminen olisi todennäköisempää. Joillakin suuremmilla organisaatioilla on yksi apurahakoordinaattori, joka valvoo tätä prosessia, ja joukko nuorempia apurahakirjoittajia, jotka osallistuvat meneillään oleviin tutkimus- ja kirjoitustehtäviin, koska prosessissa on varmasti tarpeeksi työtä tehdäkseen siitä kokopäivätyön.