Apurahanhoitaja vastaa avustusten myöntämisestä organisaatiossa tai yrityksessä. Järjestelmänvalvoja käsittelee paperit ja hakemukset, jakaa apurahat ja varmistaa, että rahat käytetään asetettujen ehtojen mukaisesti. Hän on usein tekemisissä viiden tai useamman asiakkaan kanssa kerrallaan, pitää kirjaa yksityiskohdista ja jakaa varoja tarpeen mukaan. Suurin osa budjeteista, joilla apurahan ylläpitäjät työskentelevät kullekin asiakkaalle, ovat XNUMX–XNUMX miljoonaa Yhdysvaltain dollaria.
Tämän alan työskentelyyn ei ole erityisiä kursseja, vaikka kandidaatin tutkinto vaaditaan. On suositeltavaa opiskella tutkimukseen liittyvää alaa, koska se on alue, jolla useimmat asiakkaat haluavat apurahoja. Saatuaan kandidaatin tutkinnon saat sertifikaatin avustusten hallinnasta. Seminaareja tarjoavat ryhmät, kuten National Grants Management Association (NGMA), ja apurahan ylläpitäjät voivat valita yhden kolmesta eri rahasta apurahan hallinnassa: liittovaltion, läpiviennin tai vastaanottajan.
Liittovaltion radalla työskentelevä apurahanvalvoja on tyypillisesti valtion tehtävä; hän hoitaa hallituksen myöntämät avustukset. Läpäisyraita on osa apurahanhallintaa, jossa järjestelmänvalvoja tekee tiivistä yhteistyötä avustuksen saajan kanssa ja neuvoo ja kouluttaa heitä prosessista ja avustuksen saamiseen liittyvistä velvollisuuksista. Vastaanottajan radalla apurahan ylläpitäjän tehtävät keskittyvät apurahojen tarvitsevien auttamiseen hakemaan niitä. Kun sertifiointi on valmis, työpaikka apurahanhallinnassa voidaan saada. Kun hän on aloittanut harjoittelun, on erittäin suositeltavaa, että järjestelmänvalvoja ottaa 16 koulutuspäivää vuodessa pysyäkseen ajan tasalla alan muutosten ja uusien apurahojen hallinnointiprosessien ja -menettelyjen kanssa.
Avustuksenhoitajien perimmäinen rooli on avustushakemusten käsittely ja valmistelu. Tämä sisältää asiakkaiden budjettien tarkistamisen, apurahaopastuksen antamisen asiakkaille, tarvittavien asiakirjojen ja selvitysten hankkimisen ennen avustuksen myöntämistä, tietojen syöttämisen organisaation järjestelmään jaettavien avustusten seuraamiseksi, kaikkien täytettyjen ja allekirjoitettujen asiakirjojen kokoamisen ja näiden asiakirjojen lähettämisen asianmukaista henkilöstöä. Toinen tehtävä on projektinhallinta. Tämä tarkoittaa avustuksen ehtojen selittämistä, sen varmistamista, että jatkotoimenpiteistä huolehditaan asianmukaisesti, kriittisten päivämäärien ja maksujen kirjaamista, ostotilausten luomista ja hallintaa sekä maksujen seurantaa. Viimeisen maksuvaiheen aikana apurahan ylläpitäjä pyytää asiakkaalta tarvittavat taloudelliset raportit, tarkistaa maksutiedot, tutkii talousraportit, tarkistaa laskut ja kirjaa kuitit.