Apurahapäällikkö toimii eri organisaatioissa, mukaan lukien voittoa tavoittelemattomat järjestöt, sosiaalipalvelut ja oppilaitokset. Roolin tavanomaisiin tehtäviin kuuluu avustusohjelmien suunnittelu ja toteuttaminen, apurahatutkimuksen suorittaminen, apurahaehdotusten kirjoittaminen, apurahahakemusten valmistelu, avustusten noudattamisen tarkastaminen sekä apuraporttien laatiminen ja antaminen. Useimmissa tapauksissa apurahanhoitaja raportoi tietyntyyppiselle johtajalle, kuten sosiaalipalvelutoimiston keskusjohtajalle. Suurin osa työstä sisältää kuitenkin sellaisten mahdollisten apurahojen tunnistamisen, jotka ovat hyödyllisimpiä organisaation yleisen tehtävän ja tavoitteiden kannalta. Viestintä apurahoja myöntävien organisaatioiden kanssa on myös tärkeä tehtävä, joka kuuluu apurahapäällikön toimivaltaan.
Avustuksenhoitajan on ennen kaikkea tutkittava käytettävissä olevia apurahoja ja yksilöitävä tarkasti ne, joita organisaatio voi hyödyntää. Käytettävissä olevien apurahojen ja niiden soveltuvuuden tutkimus organisaation tehtäviin edellyttää sekä tehokkaita menetelmiä että analyyttistä prosessia. Molempien vaatimusten tasapainottaminen tehokkaasti määrää usein menestyksen tehtävässä. Kun apuraha on tunnistettu, apurahanhoitajan on jätettävä hakemus, joka osoittaa tehokkaasti, että organisaatio pystyy käyttämään avustuksen viisaasti ja toteuttamaan muutokset, joihin avustukset aikovat vaikuttaa. Lisäksi muissa tapauksissa, joissa apurahoja ei ole helposti saatavilla, on kehitettävä apurahaehdotuksia, joissa ei ainoastaan tunnisteta tarvetta vaan myös muotoillaan suunnitelma, jonka avulla avustus auttaa saavuttamaan.
Kun apuraha on myönnetty, apurahanhoitaja on vastuussa avustuksen eritelmien ja vaatimusten noudattamisen varmistamisesta. Avustukset myönnetään yleensä tarjottujen varojen käyttötarkoituksen sekä rahoitetun ohjelman odotettujen virstanpylväiden perusteella. Tämä vastuu kuuluu avustusten hallinnoijalle ja ilmoittaa kyseisistä eritelmistä, vaatimuksista ja välitavoitteista sen lisäksi, että se seuraa säännöllisesti säännösten noudattamista. Edistymisestä tiedottaminen henkilökohtaisten tapaamisten ja avustusraporttien kautta on osa tätä prosessia. Usein tämä saavutetaan myöntävän organisaation vierailuilla paikan päällä, valmisteltujen raporttien lisäksi, jotka voivat keskittyä talousarviota koskeviin huolenaiheisiin ja dokumentoida edistymistä.
Lisäksi sisäinen vastuu edellyttää erillistä apuraporttien sarjaa. Tällaiset raportit laaditaan yleensä yksityiskohtaisesti kunkin avustuksen osalta erikseen ja kaikki avustukset yhdessä. Tämän jälkeen nämä raportit toimitetaan apurahapäällikön esimiehelle, ja niihin usein liitetään esitys, jossa esitetään yksityiskohtaisesti jokainen toimitettu raportti. Tällaisten raporttien antaminen edellyttää, että apurahanhoitaja osoittaa tehokkaasti, että hän hoitaa vaaditut tehtävät vastuullisesti.