Asiakaspalvelun avustajalla on tärkeä rooli pitää asiakkaat tyytyväisinä ja saada tietoa yrityksen tarjoamista tuotteista tai palveluista. Koska tämä asema edellyttää jatkuvaa vuorovaikutusta asiakkaiden kanssa, se vaatii yleensä henkilön, jolla on merkittävät ihmissuhde- ja viestintätaidot. Vaikka asiakaspalvelun avustaja voi työskennellä monilla aloilla, ensisijaiset työtehtävät pysyvät samana. Näitä ovat asiakkaiden kysymyksiin vastaaminen, valitusten käsittely, markkinointimateriaalien lähettäminen, asiakastietojen säilyttäminen ja alaisten auttaminen.
Ehkä tärkein osa asiakaspalvelun avustajaa on vastata asiakkaiden kysymyksiin. Puhuitpa sitten potentiaaliselle asiakkaalle tai keskustelet uusista tarjouksista pitkäaikaisen asiakkaan kanssa, hänen on annettava tarkat tiedot kaikkiin kyselyihin. Useimmissa tapauksissa tämä tapahtuu joko puhelimitse tai sähköpostitse. Tämä käytäntö auttaa luomaan yhteyden katkaisijoihin ja auttaa rakentamaan vankan asiakaskunnan ajan mittaan. Näin ollen tämä edellyttää, että tätä työtä tekevä henkilö tuntee perusteellisesti yrityksensä tuotteet tai palvelut.
Toinen osa tätä työtä on valitusten käsittely. Riippumatta siitä, kuinka hyvin liiketoimintaa johdetaan tai kuinka korkealaatuisia tuotteet tai palvelut ovat, asiakkaiden valitukset ovat väistämättömiä. Kun valitus vastaanotetaan, asiakaspalvelun tehtävänä on hoitaa tilanne tehokkaasti. Tämä voi tarkoittaa rahan palauttamista asiakkaalle, tilauksen korvaamista tai uuden tilauksen lähettämistä. Tässä tehtävässä menestyminen edellyttää ystävällistä asennetta ja helppoa päätösten tekemistä.
Myös markkinointimateriaalien lähettäminen on melko yleinen velvollisuus. Esimerkiksi tätä työtä tekevä henkilö saattaa lähettää luetteloita asiakkaille, jotka ovat kiinnostuneita hänen yrityksensä tuotteista tai palveluista. Hän voi myös lähettää mainoslehtisiä postitse nykyisille asiakkaille, jotka esittävät uusia tarjouksia. Tämä auttaa hankkimaan asiakkaita ja voi johtaa entisten asiakkaiden lisämyyntiin.
Asiakasrekisterien ylläpito on toinen tärkeä osa asiakaspalvelun avustajaa. Useimmissa tapauksissa tämä edellyttää tietojen, kuten asiakkaiden nimien, osoitteiden, puhelinnumeroiden ja tilaushistorian, syöttämistä sähköiseen tietokantaan. Tämä auttaa järjestämään tehokkaasti asiakastietoja tulevaa käyttöä varten.
Joillakin työpaikoilla asiakaspalvelun avustajan on myös autettava alaisiaan ja järjestettävä koulutusta. Vaikka asiakaspalvelun avustaja ei yleensä tarjoa suoraa valvontaa, hän auttaa usein alaisia, joilla on vaikeuksia työssään. Tämä voi sisältää eskaloituneiden asiakkaiden valitustilanteiden käsittelemisen tai yrityksen tietokonejärjestelmän käytön demonstroinnin. Näin ollen se auttaa saamaan vankkoja johtamistaitoja tällä ammatilla.