Asiakirjakoordinaattori on yritysammattilainen, joka auttaa erilaisten liiketoimintaan liittyvien asiakirjojen asianmukaisessa luetteloinnissa ja arkistoinnissa. Näihin asiakirjoihin voi sisältyä laskuja, asiakaskirjeenvaihtoa, sisäisiä muistioita ja omistusasiakirjoja ja jopa osto- ja ostovelkoihin liittyviä kuitteja. Asiakirjojen järjestämisen säilyttämisen ja helpon noutamisen ohella asiakirjojen koordinaattori voi myös työskennellä läheisessä yhteistyössä muiden yritysten kanssa auttaakseen uusien asiakirjojen kokoamisessa, kuten ehdotuksia, joita mahdolliset asiakkaat harkitsevat.
Yleiset vastuut edellyttävät perusteellista tietoa ja ymmärrystä työpaikalla käytetyistä arkistointijärjestelmistä. Tämä sisältää sekä menetelmät, joita käytetään tärkeiden asiakirjojen paperikopioiden järjestämiseen ja arkistointiin, että myös kuinka järjestää sähköisiä asiakirjoja jonkinlaisessa virtuaalisessa arkistossa, kuten palvelimessa olevissa suojatuissa tiedostoissa. Tätä varten koordinaattorilla on oltava kyky järjestää tiedot loogisesti niin, että kaikki asiakirjat voidaan noutaa tarvittaessa ja tarpeen mukaan.
Muita asiakirjakoordinaattorin työhön liittyviä tehtäviä voivat olla asiakirjojen koodaus ja ristiviittaukset sekä niiden arkistointi tietyissä järjestyksissä ja loogisissa järjestelyissä. Joissakin tapauksissa koordinaattori vastaa myös asiakirjoissa olevien tietojen kyselyiden hallinnasta ja pystyy noutamaan oikean asiakirjan tai asiakirjasarjan pyynnöstä. Perusluettelon ylläpito, josta asiakirjat sisältyvät kyseiseen luetteloon ja missä ne löytyvät, on myös asiakirjakoordinaattorille yleisesti annettu tehtävä.
Koska asiakirjojen koordinaattori voi joutua kosketuksiin sähköisten ja painettujen asiakirjojen kanssa, jotka sisältävät omistettuja tai luottamuksellisia tietoja, tämän tyyppisen työn turvaluokitus on usein melko korkea. Tämä vie koordinaattorin tehtävän hieman pidemmälle kuin arkistovirkailija, joka voidaan uskoa arkistoimaan asiakirjoja, joita ei pidetä luottamuksellisina. Ei ole epätavallista, että henkilöt, kuten esimiehet, toimivat koordinaattoreina ja luovat ja ylläpitävät arkistointijärjestelmiä erityisesti johtajille, joiden kanssa he tekevät tiivistä yhteistyötä.
Asiakirjojen koordinaattorikoulutus vaihtelee sen mukaan, millaisen vastuun työnantaja haluaa yhdistää tehtävään. Joissakin tapauksissa riittävät perustoimiston perustaidot, kuten työkokemus tietokoneiden käytöstä, asiakirjojen arkistointi tavallisella arkistointijärjestelmällä sekä kyky omaksua ja tehokkaasti noudattaa olemassa olevaa arkistointistrategiaa. Organisaatiokyky ja looginen ajattelu ovat myös erittäin hyödyllisiä tällaisen työn tekemisessä.