Asiakirjojen valvonnan koordinaattori on vastuussa kaikentyyppisistä asiakirjoista, joita yritys voi käyttää liiketoiminnan harjoittamiseen. Tämä sisältää yleensä kuvia ja kaavioita, tietokoneen tietueita ja kirjallisia papereita. Tämä koordinaattori voi perustaa dokumentointijärjestelmän ja on yleensä vastuussa sen hallinnasta ja valvonnasta. Hän voi myös olla vastuussa menettelyjen luomisesta järjestelmän käyttöön ja todennäköisesti auttaa muita käyttämään menettelyjä tehokkaasti. Asiakirjojen valvonnan koordinaattori on elintärkeä tuotantoyksiköiden menestyksen kannalta, sillä hän vastaa projektien muutosten ja parannusten seuraamisesta.
Dokumenttityypit, joita koordinaattorin on seurattava ja tallennettava, vaihtelevat toimialasta toiseen. Asiakirjojen valvontakoordinaattori kehittää ja ottaa käyttöön tarvittavien asiakirjojen tallentamiseen ja hakemiseen perustuvan liiketoiminnan tyypistä riippuen. Hän voi kerätä ja seurata paperitiedostoja, taideteoksia ja piirustuksia. Hän voi myös olla vastuussa laskutuksen ja muun paperityön valvonnasta, joka liittyy tiettyyn hankkeeseen yrityksen sisällä. Järjestelmä voi olla koko yritystä kattava, jolloin koordinaattorilla on mukana useita eri osastoja dokumentaatiotyypistä riippuen.
Kaikissa liiketoimintaprojekteissa, joihin liittyy kirjanpito, useat osastot ja työntekijät osallistuvat tietojen luomiseen ja jakeluun. Asiakirjojen valvontakoordinaattori hallinnoi kaikkia pyrkimyksiä kerätä ja valvoa tätä tietomassaa ja siihen liittyviä paperi- tai tietokonetiedostoja. Tämä tekee tehokkaasta viestinnästä muiden osastojen ja ulkopuolisten organisaatioiden kanssa elintärkeän roolin kaikille tässä ammatissa.
Asiakirjat, joita koordinaattorin on valvottava, voivat olla yrityksen sisäisiltä osastoilta tai ulkopuolisilta urakoitsijoilta ja asiakkailta. Hänen on usein tarkistettava tiedot useiden eri valvojien kanssa varmistaakseen, että asiakirjat ovat oikeat, ja hän voi olla vastuussa asiakirjojen kopioiden valmistelusta ja jakelusta sisä- ja ulkopuolisille osastoille. Asiakirjojen valvonnan koordinaattorin tehtävänä on seurata tuotteiden mallinnuksessa ja rakentamisessa tapahtuneita muutoksia sekä tallentaa ja hakea asiakirjoja arviointia ja tarkastelua varten. Lisäksi hän voi olla vastuussa asiakirjojen hallintatietojen esittämisestä johdolle ja asiakkaille.
Asiakirjojen valvonnan koordinaattorin tyypillinen päivä kuluu todennäköisesti paperi- ja sähköisten tiedostojen järjestämiseen, luettelointiin ja seurantaan. Hän viettää aikaa koordinoidessaan muiden kanssa omassa yrityksessään sekä ulkopuolisten organisaatioiden kanssa. Hän voi viettää osan päivästään valvoessaan ja kouluttaessaan muita asiakirjojen valvontapolitiikoista ja -menettelyistä.