Asiakirjojen valvonta-asiantuntija käyttää tyypillisesti suuren osan ajastaan hienosäädessään kirjallisuutta, käsikirjoja ja ohjemateriaaleja, jotka liittyvät erittäin teknisiin tuotteisiin. Useimmat näistä asiantuntijoista työskentelevät esimerkiksi teollisuuden tai lääketeollisuuden aloilla, joilla työ on monimutkaista ja yksinkertainen kieli on harvinaisuus. Selkeät ohjeet ja tuotteen käyttötiedot ovat kuitenkin välttämättömiä, ja asiakirjojen valvonta -asiantuntija tulee paikalle. Tämä ammattilainen toimii pääasiassa yleisölle julkaistun kirjallisuuden ja tekstien laadunvalvontana. Työ sisältää enimmäkseen vahvistusta, tietojen syöttämistä ja yhdenmukaisuuden tarkistuksia korkealla tasolla.
Useimmissa yhteyksissä asiakirjojen hallinnan asiantuntija työskentelee teknisen kirjoitustiimin jäsenenä. Tekninen kirjoittaminen pyrkii pohjimmiltaan kuvaamaan menettelyn tai tuotteen ytimen ja muotoilemaan sen sitten kuluttajille helpommin ymmärrettävällä kielellä. Tämä sisältää kuitenkin muutakin kuin vain kuvaamisen ja kääntämisen. Teknisten asiakirjojen asiantuntijan on oltava erittäin tarkka ja hänen on varmistettava, että materiaalissa käytetään yhtenäistä kieltä ja koodausta. Julkaistut tai jaetut tiedot, joita ei voida helposti ymmärtää, voivat johtaa loukkaantumiseen tai tuotteen väärinkäyttöön, joilla molemmilla voi olla kielteisiä seurauksia valmistajalle.
Suurin osa asiakirjojen valvonnan asiantuntijoista työskentelee elektronisten ja teknologisten tuotteiden mukana toimitettavissa käyttöohjeissa ja teknisissä asiakirjoissa. Kun kirjoittajaryhmä on lopettanut näiden tietojen kokoamisen, asiantuntija tarkistaa ne etsien selkeyttä ja tarkkuutta. Tämä edellyttää usein erityisen teknisen sanaston käyttöä. Nämä termit on määriteltävä ja niitä on käytettävä johdonmukaisesti kaikissa materiaaleissa. Kun asiantuntijat löytävät virheitä tai löytävät paikkoja, joissa tarvitaan lisäselvityksiä, he yleensä lähettävät kyseiset asiakirjat takaisin kirjoitustiimille.
Tehokkuus asiakirjojen hallintaan erikoistuneissa tehtävissä vaatii yleensä tarkkaa huomiota yksityiskohtiin ja soveltuvuutta monimutkaisiin materiaaleihin. Asiantuntijoilla ei kuitenkaan yleensä tarvitse olla paljon aiheosaamista. Suurimman osan ajasta asiakirja -asiantuntijat saavat oppia alan asiat ja työt. Poikkeuksia on hankkeille armeijan ja maanpuolustuksen areenalla, koska näillä asiantuntijoilla on yleensä oltava ensikäden tietoa rakenteilla olevista ja kuvatuista osista. Useimmissa muissa yhteyksissä kandidaatin tutkinto, kokemukset kirjoittamisesta ja editoinnista sekä vahvat organisointitaidot ovat kuitenkin ainoat vaatimukset.
Tekniikan ja tieteen ulkopuolella termiä “asiakirjojen valvonnan asiantuntija” käytetään joskus, vaikkakin harvoin, alkutason työntekijöihin, jotka ovat usein vähän enemmän kuin postinkirjoittajia. Nämä työntekijät käsittelevät asiakirjojen tuloa, käsittelevät muistioita ja lajittelevat saapuvan ja lähtevän postin. Tällaisilla ammattilaisilla ja valmistuksen ylemmillä tasoilla työskentelevillä ei ole paljon yhteistä tehtävänimikkeen lisäksi.