Back office -apuri suorittaa yrityksen hallinnon kannalta tarpeelliset tehtävät, yleensä back office -johtajan valvonnassa tai pienissä toimistoissa suoraan palveluita tarjoavan ammattilaisen tai ammattilaisten alaisuudessa. Tämän avustajan työ riippuu suurelta osin liiketoiminnasta, jossa hän työskentelee. Monissa takatoimistoissa avustaja voi olla vastuussa perustoimintojen tai jopa edistyneiden toimistohallinnon ja kirjanpidon tehtävien suorittamisesta. Lääketieteellisissä tai hammaslääketieteellisissä toimistoissa avustajat voivat suorittaa peruslaboratoriotyötä, valmistaa näytteitä testausta varten tai koodata potilastiedot vakuutuslaskutusta varten.
Monissa yrityksissä joillakin työntekijöillä voi olla vastuu työskennellä asiakkaiden ja asiakkaiden sekä suuren yleisön kanssa. Tämän henkilökunnan sanotaan usein työskentelevän toimistossa. Henkilöstöä, joka keskittyy tuki- ja hallintopalvelujen suorittamiseen, jotka pitävät liiketoiminnan käynnissä mutta joilla on vain vähän tekemistä asiakkaiden ja asiakkaiden kanssa, pidetään back office -henkilöstönä. Työntekijöiden lukumäärä ja heidän tehtäviensä monimutkaisuus ja monimutkaisuus ovat erilaiset kaikissa toimistoissa. Jos tietyssä toimistossa on useampi kuin yksi työntekijä, tyypillisesti vähintään yksi henkilö toimii esimiehenä, joka valvoo muiden työtä. Jos back office koostuu useista eri osastoista, joista jokainen työskentelee eri johtajan alaisuudessa, back office -apulainen voi suorittaa suhteellisen kapean tehtävän kyseisellä osastolla.
Tilanteissa, joissa back office suorittaa hallinto-, IT- ja kirjanpitotehtäviä, jokainen back office -apulainen voi keskittyä avustamaan osastoa näiden tarvittavien tehtävien suorittamisessa. Hän voi esimerkiksi olla vastuussa laskentataulukoiden ylläpidosta kaikesta tai joistakin yritysten rahoista. Avustaja raportoi sitten esimiehelleen, joka voi olla kirjanpitäjä, tilintarkastaja tai pääkirjanpitäjä. Ne, jotka suorittavat muita yleisempiä toimistotehtäviä, voivat raportoida toimistopäällikölle.
Tausta -avustajan pätevyys vaihtelee suoritettujen tehtävien ja toimiston luonteen mukaan. Monissa tapauksissa back office -avustajalta, joka työskentelee toimistohallinnossa, odotetaan olevan vähintään lukion tutkintotodistus ja kokemus erilaisten vakiotoimisto -ohjelmistojen käytöstä. Niille, jotka suorittavat erikoistuneempia tehtäviä, kuten kirjanpitoa, saatetaan tarvita jonkinlainen sertifiointi tai koulutus laskentataulukonhallinnassa. Lääketieteellisillä toimistotyöntekijöillä on tyypillisesti oltava vielä erikoistuneempia taitoja ja koulutusta esimerkiksi laboratoriotyössä tai lääketieteellisessä laskutuksessa.