Läänin kirjaajalla on tyypillisesti velvollisuus pitää julkista kirjaa toiminnoista ja tapahtumista paikallisen, valtion, alueellisen ja kansallisen hallituksen valtuuttamana. Joissakin maissa, mukaan lukien Yhdysvallat, hallitukset kirjaavat nämä toimet ja tapahtumat läänin tasolla. Läänin kirjaaja voidaan nimetä tai valita hoitamaan eri asiakirjoja, jotka muodostavat tietyn yhteisön tietueet. Tämä toimisto käsittelee monia erityyppisiä asiakirjoja. Vaikka läänin virkailijalla ja tallentimella voi olla samankaltaisia tehtäviä tai jopa yhdistetty yhdeksi toimistoksi, jokaisella toimistolla on omat erilliset tehtävänsä.
Paikallisista laeista riippuen läänin kirjaajan asema voidaan täyttää vaaleilla tai nimittämällä jonkin korkeamman viranomaisen toimesta. Joissakin maakunnissa kirjaaja ja läänivirkailija voivat työskennellä samassa toimistossa tai jopa olla yksittäinen henkilö pienemmissä kaupungeissa ja yhteisöissä. Suuremmissa kaupungeissa hänellä voi olla satoja työntekijöitä, jotka auttavat käsittelemään lukuisia toimiston käsittelemiä rekisteröintejä, lisenssejä ja muita oikeudellisia asiakirjoja. Muita asiakirjoja, joita lääninrekisteritoimisto voi käsitellä, ovat vakuutukset, mekaaniset pantit, maanmittaukset, sotilaspäästöt ja erityyppiset yritystodistukset.
Läänin kirjaajan tyypillisesti rekisteröimät oikeustoimet ja tapahtumat sisältävät kiinteistön myynnin tai oston, erilaisten osapuolten väliset oikeustoimet, avioliitto -lisenssit ja monia muita virallisia asiakirjoja vaativia oikeudellisia asiakirjoja. Hän voi myös tarkistaa ja kirjata kaikki pantit, kiinnitykset ja teot. Tallentimen ei yleensä tarvitse tietää mitään tekojen, lainojen tai muiden vastaavien asiakirjojen käsittelystä, koska he eivät ole kiinnostuneita asiakirjan sisällöstä. Läänin kirjaajat tallentavat tyypillisesti kiinteistökauppoja, maanomistuksia ja maa -alueita. Tässä tehtävässä oleva henkilö on myös vastuussa näiden asiakirjojen käsittelyyn liittyvien maksujen perimisestä.
Läänin kirjaaja ei välttämättä ole sama kuin lääninvirkailija joillakin alueilla. Joissakin pienemmissä maakunnissa ja alueilla läänin virkailijan ja läänin kirjaajan virka voi tosiasiallisesti olla sama henkilö. Tässä tehtävässä oleva henkilö voi myös olla vastuussa asiakirjojen myöntämisestä vaadittavien valtion tai paikallisten maksujen perimisestä. Vaikka nämä kaksi virkaa voidaan yhdistää joissakin kaupungeissa tai paikkakunnilla, kunkin toimiston tehtävissä on eroja. Esimerkiksi läänin virkailija voi olla vastuussa vaalien järjestämisestä ja valvonnasta, kun kirjaaja ei ehkä ole.