Useimmilla lainkäyttöalueilla kaikki oikeudenkäynnissä tapahtuva kirjataan niin sanottuun asiakirja -arkistoon. Kussakin tuomioistuimessa on pääsääntöisesti henkilö, joka on vastuussa tietojen syöttämisestä asiakirja -arkistoon kussakin tapauksessa. Dokumentaattorilla, kuten häntä kutsutaan, on yleensä erilaisia toimistotehtäviä tuomioistuimessa, jonka periaatteena on säilyttää pöytäkirjat kussakin asiakirja -aineistossa ja tarvittaessa tuomioistuimen tietokonejärjestelmässä.
Tuomioistuimessa työskentelevät työntekijät voivat vaihdella jonkin verran lainkäyttöalueen mukaan; useimmissa oikeuslaitoksissa on kuitenkin muutamia avainhenkilöitä. Useimmilla tuomioistuimilla on ulosottomies, jonka tehtävänä on pitää järjestys tuomioistuimessa, tuomioistuimen toimittaja, joka kirjaa oikeudenkäynnin, ja asianajaja, joka ylläpitää oikeudenkäyntiasiakirjoja. Tuomioistuimen koosta riippuen asianajaja voi hoitaa myös muita sihteeritehtäviä tai keskittyä vain tiedostojen ylläpitoon.
Kun oikeusjuttu avataan, on luotava fyysinen tiedosto, jotta voidaan seurata kaikkia tapauksen arkistoja. Monissa tuomioistuimissa tuomioistuimen tietokonejärjestelmään luodaan myös sähköinen tiedosto. Yksi ensimmäisistä tiedostoon sijoitetuista asiakirjoista on asiakirja -arkki. Lomakearkki on yksinkertaisesti paperi, jonka avulla voidaan pitää kirjaa kaikesta, mitä tapauksessa tapahtuu, ja päivämäärästä, jolloin se tapahtui.
Kun kirjelmä jätetään tuomioistuimen käsiteltäväksi, aloitteen tekijän on yleensä toimitettava kirjelmä pöytäkirjanpitäjälle. Siirtotieteen virkailija leimataan asiakirjan päivämäärän ja kellonajan, jolloin se jätettiin. Alkuperäinen asiakirja voidaan sitten sijoittaa suoraan asiakirja -aineistoon tai siirtää tuomarille tarkasteltavaksi sen mukaan, mitä arkistointi on. Hakemus voidaan myös merkitä tuomioistuimen tietokonejärjestelmään.
Asiakirjojen seurannan lisäksi pöytäkirja voi sisältää myös yhteenvedon oikeudenkäynneistä. Esimerkiksi jos ensimmäinen kuuleminen tai oikeudenkäyntiä edeltävä kuuleminen järjestetään, pöytäkirjassa esitetään perusyhteenveto kuulemistilaisuudessa tapahtuneesta. Dokumentaattori on velvollinen antamaan yhteenvedon menettelystä joka kerta, kun asia on tuomioistuimessa. Kun tapaus päättyy, välittäjä vastaa siitä, että tiedosto suljetaan oikein.