Useimmissa lainkäyttöalueissa ympäri maailmaa kirjataan kaikki oikeudenkäynnissä tapahtuva asiakirja asiakirjoihin. Sekä siviili- että rikosasiakirjat sisältävät asiakirjat, jotka ovat osa oikeustalossa pidettyä virallista asiakirja -aineistoa. Tyypillisesti pöytäkirja -arkistoon sisältyvät tiedot sisältävät asianajajan esiintymisiä, arkistoidut asiakirjat, yhteenvedot kuulemistilaisuuksista ja tuomarin tekemät muistiinpanot.
Kun siviilioikeus on alun perin jätetty tuomioistuimelle tai syytettyä syytettyä vastaan, asiakirja luodaan siinä tuomioistuimessa, jossa asia käsitellään. Tuomioistuin tarvitsee tapaa seurata kaikkea, mitä tapahtuu asian vireilläolon aikana, sekä kaikkia asiakirja -aineistoja. Näistä syistä asiakirjaarkit sijoitetaan tapaustiedostoihin heti tiedoston luomisen jälkeen.
Tapauksen osapuolten nimet ja tapauksen tai syyn numero ovat ensimmäiset tiedot, jotka on tallennettu asiakirja -arkistoihin. Kun asianajaja saapuu esiintymään, asianajajan nimi ja yhteystiedot tallennetaan pöytäkirjaan ja mitä osapuolta hän edustaa. Rikosasiassa vastaajan alkuperäinen esiintyminen ja tuomio merkitään asiakirja -arkistoon, kun taas siviilituomioistuimen pöytäkirjat merkitsevät ensimmäisen esitutkinnan ensimmäisenä merkinnänä useimmissa tapauksissa.
Kaikki asiakirjat, jotka on jätetty joko rikos- tai siviilioikeudellisiin asioihin, kirjataan pöytäkirjaan. Myös asiakirjan jättämispäivämäärä ja osapuoli jätti asiakirjan. Tuomari voi myös tehdä muistiinpanoja pöytäkirjoihin muistuttaakseen itseään kuulemisen aikana tapahtuneesta. Kaikki tuomioistuimen määräykset löytyvät myös pöytäkirjasta.
Rikosasian päätyttyä valitusoikeussopimuksen ehdot sisällytetään tai vastaajalle annettu tuomio ja tuomio kirjataan pöytäkirjaan. Kun siviilioikeus saatetaan päätökseen, pöytäkirja voi sisältää osapuolten sopimuksen ehdot tai tuomarin tai valamiehistön päätökset, jos osapuolet eivät pystyneet pääsemään yhteisymmärrykseen ilman oikeudenkäyntiä. Viimeinen merkintä kaikille asiakirjoille on osoitus siitä, että tapaus on suljettu.
Useimmissa lainkäyttöalueissa paperilomakkeita pidetään useimmissa tapauksissa julkisina tietoina. Julkisena tietona kuka tahansa voi milloin tahansa pyytää kopion asiakirjatiedostosta. Kopion pyytäminen asiakirjalomakkeesta voi olla erinomainen ja nopea tapa saada yhteenveto oikeusjutusta. Poikkeus julkisen tiedon sääntöön on alaikäisten asioissa tai adoptioissa, koska nämä tiedot on yleensä suljettu yleisölle.