Dokumentaatioinsinöörit voivat tehdä paljon erilaisia asioita, mutta yleensä heidän ensisijainen tehtävänsä on kirjoittaa ja koordinoida kaikki tietyn projektin tarvitsemat asiakirjat. Työ sisältää yleensä paljon enemmän kuin yksinkertaista arkistointia ja paperityötä; otsikon “suunnittelu” -osa tarkoittaa, että tämä henkilö on vastuussa sellaisen järjestelmän suunnittelusta, jossa kaikki dokumentaatio, arkistointi ja vaaditut asiakirjat toimivat yhdessä tehokkaasti ja täydellisesti suuremman organisaation tavoitteiden saavuttamiseksi. Tämä voi sisältää esimerkiksi tiiviin yhteistyön eri osastojen kanssa varmistaakseen, että tuotetta koskevat tekniset tiedot kirjataan selvästi ja tarkasti, ja niihin voi sisältyä myös aikataulujen, sopimusten ja markkinointimateriaalien valmistelu. Tällaiset insinöörit työskentelevät monilla eri teollisuuden aloilla, mukaan lukien ilmailu-, valmistus- ja tietokoneohjelmistot, ja työ voi näyttää hieman erilaiselta eri toimialoilla. Riippumatta asiayhteydestä, ajatuksista, on yleensä tärkeää, että asiakirjainsinöörillä on hyvät työtiedot tuotteista, joita hän dokumentoi, ja siihen liittyvää alaa, kuten tekniikkaa tai tietotekniikkaa, koskeva koulutus vaaditaan usein.
Perus työkonsepti
Useimmilla yrityksillä ja yrityksillä on nykyään paljon paperipohjaisia tiedostoja, ja niiden järjestäminen ja tarkkuus vaatii usein paljon työtä. Arkistoinnin ja kirjanpidon tarkkuus on tärkeä osa jokaista projektia, ja dokumentaatioinsinööri voi auttaa suunnittelemaan ja toteuttamaan järjestelmiä, joilla nämä tiedot pidetään saatavilla ja ajantasaisina sekä sisäisille käyttäjille että ulkopuolisille asiakkaille.
Järjestelmänvalvojat ja sihteerit voivat hoitaa osan sisäisistä asiakirjoista, mutta nämä tukihenkilöt työskentelevät yleensä jo asetettujen parhaiden käytäntöjen ja arkistointiprotokollien puitteissa. Useimmissa tapauksissa asiakirjainsinöörit ovat ihmisiä, jotka suunnittelevat nämä yleiset rakenteet. Joskus insinöörit työskentelevät kokopäiväisesti yrityksissä, kuten usein tapahtuu monien monikansallisten yritysten kohdalla. Muina aikoina heidät palkataan sopimuksen perusteella, yleensä toimivan järjestelmän luomiseksi ja työntekijöiden kouluttamiseksi sen käyttöön. Tällaisia töitä tekevät insinöörit ovat usein suuryritysten tai konsultointiyritysten palveluksessa.
päävastuut
Tietyn insinööritieteen soveltaminen yhdistettynä tietyn alan kokemukseen antaa asiakirjan suunnittelijalle mahdollisuuden suorittaa monia erilaisia tehtäviä, joita tässä työssä tarvitaan. Päätehtäviin kuuluu kaikkien asiakirjojen ja muiden projektidokumentaatioon liittyvien materiaalien koordinointi. Nämä asiakirjat sisältävät teknisiä piirustuksia, tuotespesifikaatioita ja muutoksia sekä tuotantoaikatauluja. Insinööriä voidaan myös joutua tarkistamaan kaikki suunnittelu- ja valmistusprosessin yksityiskohdat määrittääkseen, millaisia asiakirjoja voidaan vaatia projektin eri vaiheissa.
Sopimuksen tarkistaminen ja muuttaminen
Sopimuksen tarkistaminen ja muuttaminen voi myös olla osa tämän henkilön ydintehtäviä. Kun tietty hanke käynnistetään, hallituksen määräykset voivat edellyttää, että tietyt prosessit tai menetelmät kirjataan tai dokumentoidaan matkan varrella. Esimerkiksi yritys, joka valmistaa avaruusalukselle polttoainesäiliöitä, voidaan vaatia toimittamaan asiakirjoja tuotannossa käytetyistä materiaaleista, valmistusprosesseista ja tarkastusmenettelyistä. Tämän dokumentaation avulla teknikot ja insinöörit voivat sekä perääntyä että löytää ongelmia suunnittelu- tai valmistusprosesseissa, jos säiliö ei toimi tietyillä tasoilla. Insinööri tarkistaa sopimuksen yksityiskohdat ja tekee tarvittavat muutokset varmistaakseen, että tuotteen suunnittelu ja valmistus täyttävät sopimuksessa määritellyt vaatimukset.
Viestintätaitojen merkitys
Tämä työ sisältää tyypillisesti työskentelyä eri tieteenalojen ihmisten ja joissakin tapauksissa asiakkaiden kanssa, joten hyvät viestintätaidot ovat avainasemassa. Monissa tapauksissa hyvin monimutkaiset järjestelmät on selitettävä selkeästi ja ytimekkäästi. Työ voi sisältää ohjeiden, julkaisutietojen, asennusoppaiden ja muiden teknisten asiakirjojen ylläpidon toimialasta riippuen. Yhä useammin tämä dokumentaatio säilytetään sähköisessä muodossa, joten tällaisten järjestelmien tunteminen on yleensä myös tärkeää.
Pakollinen koulutus
Useimmat työnantajat edellyttävät, että dokumentaatioinsinööreillä on kandidaatin tutkinto tietylle teollisuudelle tärkeimmästä tekniikan kurinalaisuudesta. Esimerkiksi yritys, jolla on laaja valmistustoiminta, edellyttää todennäköisesti kandidaatin tutkintoa konetekniikasta, kun taas tietokoneohjelmistoja valmistava yritys todennäköisesti haluaa tietotekniikan tai ohjelmistotekniikan tutkinnon. Niillä, jotka haluavat siirtyä ylempiin johtotehtäviin, voi olla myös kauppatieteiden maisteri. Dokumentaatioinsinööreillä on tyypillisesti laaja tietämys tekniikasta ja tekniikasta, joita käytetään eri prosessien kannalta tarpeellisten laitteiden suunnitteluun ja luomiseen.