Yleensä ehdotuspäällikkö on vastuussa kaikkien organisaation ehdotusten hallinnasta. Tämä sisältää ehdotusprosessin koordinoinnin, varsinaisten ehdotusten valmistelun ja ehdotusten esittämisen potentiaalisille asiakkaille. Ehdotuspäällikkö käyttää huomattavan paljon aikaa ehdotuspyyntöjen (RFP) tarkasteluun, vaatimusten vahvistamiseen potentiaalisten asiakkaiden kanssa ja ehdotusprosessin aloittamiseen myöhemmin. Yleensä työskennellessään määräajassa hän on vastuussa kaikkien ehdotuksen tekemiseen tarvittavien tehtävien siirtämisestä ja valvoo kirjoittamista, editointia, havainnollistamista ja kaikkia muita ehdotukseen liittyviä tuotantotoimia. Lisäksi hän laatii ehdotusaikataulun, tunnistaa kiireellisimmät tehtävät ja määrittää ehdotusten prioriteetit sisäisesti kehitettyjen menettelyjen mukaisesti.
Kun ehdotuspäällikkö on saanut tarjouspyynnön, hän lukee koko asiakirjan ja keskittyy ymmärtämään asiakkaan vaatimukset ja odotukset sekä asiaankuuluvat määräajat ja budjetti. Arviointiprosessin aikana ehdotuspäällikkö tekee usein muistiinpanoja ja kirjoittaa muistiin kysymyksiä, jotka hän selvittää asiakkaan kanssa ennen aloittamista. Sieltä hän laatii ehdotussuunnitelman, hahmottaa ehdotuksen jokaisen vaiheen sekä sen vaatimukset ja hahmottaa aikataulun ehdotuksen määräajan kuluessa. Tehtävien siirtäminen on osa suunnitteluprosessia, jossa johtaja käyttää organisaation ja alihankinnan resursseja sekä asiantuntemusta ehdotuksen tekemiseen.
Tehokas valvonta on ehdotuspäällikön tehtävässä keskeinen ehdotuksen valmistuttua. Hän ohjaa kaikkia ehdotusryhmän jäseniä ja jakaa tarvittavat tiedot ja valvoo kaikkien ehdotussivujen tuottamista, mukaan lukien sekä estetiikka että kirjallinen sisältö. Arvioimalla säännöllisesti edistymistä hän varmistaa, että ehdotus on asiakkaan pyynnön mukainen. Ensimmäisen luonnoksen valmistuttua ehdotuksen johtaja tarkistaa luonnoksen tarkkuuden ja johdonmukaisuuden sekä varmistaa, että ehdotus vastaa asiakkaan pyyntöjä. Tämän jälkeen hän palauttaa asiakirjan ehdotustiimille kaikkia tarkistuksia varten ennen kuin se välitetään mahdolliselle asiakkaalle.
Tarjouspäällikkö, joka toimii organisaation edustajana ehdotuksissa, tekee myös säännöllisiä vierailuja asiakkaiden kanssa vuorovaikutuksessa tarjouskonferensseihin osallistumisen lisäksi. Kun asiakas on hyväksynyt lähetetyn ehdotuksen, hän osallistuu myös sopimuksen viimeistelyyn ja täytäntöönpanoon. Usein tähän sisältyy neuvottelut lopullisista sopimuksista sekä organisaation tiedotus ehdotetusta työstä aloitettaessa. Työn kannalta kriittinen on myös henkilöstökokousten järjestäminen, jos ehdotus epäonnistuu.