Yritysten omistajia ja yksityishenkilöitä kehotetaan usein noudattamaan tavanomaisia asiakirjojen säilyttämisvaatimuksia liike-, vero- ja oikeudellisiin tarkoituksiin. Tarvittava aika riippuu asiakirjan tyypistä. Jotkut liiketoiminta -asiakirjojen säilyttämistä koskevat vaatimukset voivat olla jopa vuoden tai loputtoman pitkiä. Yhdysvalloissa suositellaan liittovaltion säilyttämisvaatimuksia sekä osavaltion säilyttämisvaatimuksia, ja joissakin tapauksissa nämä ovat ristiriidassa. On olemassa myös asiakirjojen säilyttämisvaatimuksia, jotka koskevat erityisesti yritystietoja ja muita, jotka koskevat verotietoja.
Yrityksen sihteerin tai pienyrityksen omistajan on usein säilytettävä liiketoimintatiedot alueellisen ja kansallisen lainsäädännön määräämän ajan. Syynä on se, että asiakkaat ja muut voivat haastaa yrityksen oikeuteen, ja nämä tiedot voidaan haastaa osana siviilioikeudenkäynnin löytöprosessia. Hallitus voi myös takavarikoida sen yrityksen omistajaa tai yritystä vastaan nostetun rikosoikeudenkäynnin vuoksi. Jotkin liiketoimintarekisterit on säilytettävä rajoittamattomasti joidenkin lainkäyttöalueiden lakien mukaisesti, kuten yritysten säännöt ja yrityksen omistamien kiinteistöjen teot. Esimerkkejä asiakirjoista, jotka voidaan usein hävittää kolmen vuoden kuluttua, ovat pankkien täsmäytyslaskut, varastotietueet ja työhakemukset.
Verotietoihin liittyy myös asiakirjojen säilyttämisvaatimuksia. Esimerkiksi Yhdysvaltain Internal Revenue Service suosittelee, että työverotiedot säilytetään vähintään neljä vuotta alkuperäisen veroilmoituksen eräpäivän jälkeen. Usein suositellaan kiinteistöverotietojen säilyttämistä loputtomiin. Muut verotiedot, kuten veronpalautusvaatimus verojen jättämisen jälkeen, on säilytettävä vähintään kolme vuotta tai jos henkilö on velkaa veroilmoituksen jättämisen jälkeen. Veroasiantuntijat neuvovat usein veronmaksajia pitämään kirjaa seitsemän vuoden ajan hakemuksen jättämisen jälkeen, jotta he eivät joutuisi verotarkastuksen kohteeksi, mikä voi tapahtua monta vuotta veroilmoituksen jättämisen jälkeen.
Oikeudenkäyntien valmistelu ja suunnittelu tai oikeusjutun suojaaminen ovat muita syitä siihen, miksi yksilöt noudattavat asiakirjojen säilyttämistä koskevia standardivaatimuksia. On suositeltavaa, että yksilöt säilyttävät tiettyjä asiakirjoja loputtomasti oikeudellisista syistä, mukaan lukien tärkeät tiedot, kuten syntymätodistukset ja adoptiopaperit. On usein suositeltavaa, että vuokralaiset säilyttävät vuokrasopimukset vanhentumisajan päättymiseen saakka, mikä tarkoittaa, että vuokranantaja tai vuokralainen ei voi enää hakea vuokra -asuntoon perustuvaa oikeusjuttua.