Hallinnolliset avustajat suorittavat laajan valikoiman sihteeritehtäviä helpottaakseen organisaation ja tuottavuuden kulkua ammatillisessa tai yrityslähtöisessä ympäristössä, yleensä toimistoympäristössä. Useimmat hallinnolliset avustajan työpaikat vaativat kuitenkin taitoja ja ammattitaitoa, jotka ulottuvat selvästi tyypillisen sihteerin roolin ulkopuolelle. Kuten otsikosta käy ilmi, hallintoavustajien ensisijaiset tehtävät liittyvät suurelta osin yrityksen tai organisaation hallintopuolelle, jonka tavoitteena on avustaa ylempää ja johtavaa henkilöstöä.
Useimmat hallinnollisen avustajan työtehtävät sisältävät kuitenkin tiettyjä tehtäviä, jotka ovat luonteeltaan toimistotyötä, kuten puhelimiin vastaaminen, tapaamisten asettaminen, kirjeenvaihdon kirjoittaminen, arkistointi jne. He voivat joutua myös inventoimaan ja järjestämään uudelleen toimistotarvikkeita, pitämään kirjanpitoa, ja muut arkipäiväiset askareet, jotka ovat välttämättömiä toimiston perushallinnolle. Hallinnollisten avustajien odotetaan kuitenkin yleensä olevan yhtä taitavia käyttämään erilaisia tietokoneohjelmistoja ja tietokantajärjestelmiä sekä osoittamaan poikkeuksellisia viestintä- ja projektinhallintataitoja. Tältä osin monet hallinnolliset avustajan tehtävät sisältävät suuremman vastuun ottamista, kuten messujen koordinointi, esitysten pitäminen ja erilaisten vakuudellisten markkinointimateriaalien luominen.
Monet hallintoavustajan työtehtävät edellyttävät erikoisalalle liittyvää tietoa ja taitoa. Esimerkiksi jotkut hallinnolliset avustajat suorittavat kaksoistehtäviä pääsihteerinä, lääketieteellisenä sihteerinä tai lakimiehenä. Toimiston hoitamisen perustehtävät pysyvät sujuvina, mutta näihin tehtäviin liittyy myös toimialalle ominaisia taitoja, kuten tietojen analysointi, potilastutkimusten tallentaminen tai oikeudellisten asiakirjojen laatiminen. Kiinteistö-, vakuutus-, tutkimus- ja kehitys-, hallinto-, koulutus- ja monilla muilla markkinoilla on muita erikoistumista vaativia hallintoavustajan tehtäviä.
Yleisesti ottaen ei ole normaalia koulutustasoa, joka ylittää lukion tutkintotodistuksen, jota vaaditaan hallintoavustajaksi. Itse asiassa monet ihmiset valmistautuvat rooliin sinnikkäästi harjoittelemalla työssä erilaisissa toimistoympäristöissä ja parantamalla rivejä tietyn ajan kuluessa. Kuitenkin on olemassa ammattipätevyyskirjoja hallinnollisille avustajille, ainakin Yhdysvalloissa. Esimerkiksi International Association of Administrative Professionals tarjoaa nimityksen Certified Administrative Professional (CAP). Muut organisaatiot tarjoavat koulutusta ja sertifiointia tietyille ammateille, kuten akkreditoitu lakiasiainsihteeri (ALS) ja ammatillinen lakisihteeri (PLS) -sertifikaatit, jotka tarjoaa National Association of Legal Sihteerit.