Henkilöstöjohtamista harjoittavat ammattilaiset ovat vastuussa siitä, että kaikki heidän valvonnassaan olevat työntekijät hoitavat tehtävänsä tehokkaasti, tehokkaasti ja turvallisesti. Esimerkiksi yritystoimistossa henkilöstöhallinnosta vastaava ammattilainen voi kirjoittaa aikatauluja, suorittaa työntekijöiden arviointeja ja kerätä ja analysoida tärkeitä tilastoja. Henkilöstöhallintaohjelmisto on käytännössä mikä tahansa tietokoneohjelma, joka auttaa johtajia seuraamaan tärkeitä ja joskus arkaluonteisia työntekijöiden tietoja tavalla, joka voi säästää aikaa ja rahaa. Jotkut yleisimmistä henkilöstöhallintaohjelmistoista ovat ohjelmia, joiden avulla johtajat voivat suunnitella työntekijöitä; tallentaa ja järjestää yhteys- ja henkilötietoja; ja seurata tehtäviä, taitoja, sertifikaatteja ja muita tietoja, joita tarvitaan toiminnan tehokkaaseen suorittamiseen.
Henkilöstönhallintaohjelmistot vaihtelevat usein toimialoittain. Esimerkiksi lääketieteen tai terveydenhuollon alalla tällaisten ohjelmistojen avulla esimiehet voivat nähdä, kenen potilaiden kanssa heidän henkilökuntansa työskentelee, mihin vuoroon heidän henkilökuntansa on suunniteltu ja mitkä tehtävät henkilöstö suorittaa vuorossaan. Esimerkiksi lääkintähenkilöstön hallintaohjelmisto voi antaa esimiehelle mahdollisuuden nähdä, mitä hoitoja annettiin vuoron aikana ja mitkä potilaat saattavat tarvita erityishoitoa.
Kun kalustopäällikkö käyttää henkilöstönhallintaohjelmistoa, se toisaalta yleensä seuraa kalustoajoneuvojensa sijaintia. Tällainen esimies voi myös käyttää globaalia paikannusjärjestelmää (GPS) oppiakseen, minne työntekijät matkustavat kalustoyksiköillään. Jos kuljettaja eksyy tai kulkee reittiä, joka saattaa myöhästyä tai aiheuttaa ylimääräisiä polttoainekustannuksia, esimies voi ottaa yhteyttä kuljettajaan henkilöstönhallintaohjelmiston avulla.
Ammattilaiset, kuten henkilöstöjohtajat, voivat käyttää henkilöstönhallintaohjelmistoa työntekijöiden tietojen tallentamiseen ja järjestämiseen. He voivat käyttää näitä ohjelmia työntekijöiden profiilien tai tilien muodostamiseen, ja ne voivat sisältää asiakirjoja, kuten hakemuksia, ansioluetteloita, saatekirjeitä, viitekirjeitä ja akateemisia transkriptioita. Henkilöstöpäälliköt voivat myös käyttää tätä ohjelmistoa seuratakseen työntekijöiden tietoja, kuten kokouksia, valituksia ja palkintoja.
Henkilöstöhallinnon ohjelmistoja käyttävät henkilöt käyttävät yleensä joko ohjelmistoja, jotka he ostavat ja asentavat tietokoneisiinsa ja yritysverkkojärjestelmiinsä, tai ohjelmistoja, joita he käyttävät palveluna. Kun he ostavat ja asentavat ohjelmistoja, heillä on yleensä tietotekniikkaosastot, jotka vastaavat suorituskyvyn ja tietoturvapäivitysten suorittamisesta. Toisaalta ammattilaiset, jotka käyttävät ohjelmistoa palveluna (SaaS), maksavat yleensä tilausmaksun ohjelmiston isännälle, joka on vastuussa ohjelmien päivittämisestä. Kun ammattilaiset käyttävät ohjelmistoa palveluna, heillä on usein pääsy siihen lähes miltä tahansa tietokoneelta tai laitteelta, jolla on Internet -yhteys.