Elämme tietokoneaikaa. Koska tallennamme suurimman osan tärkeistä yhteystiedoistamme matkapuhelimiin, tietokoneisiin, karhunvatukoihin, treoihin ja Palm Pilotteihin, monilla meistä ei ole käyttöä osoitekirjoihin. Tämä voi olla virhe. Kiintolevyt kaatuvat ja matkapuhelimet menevät väärään paikkaan. Mitä tapahtuu, jos on hätätilanne, etkä pääse käsiksi tärkeään yhteystietoon sähköisesti? On parasta syöttää kaikki tietosi osoitekirjaan varmuuskopiointia varten.
Useimmilla osoitekirjoilla on samat ominaisuudet, lukuisia välilehtiä sisältäviä sivuja, joissa on eri aakkosten kirjaimet jokaisessa välilehdessä. Jokaisen välilehdellä varustetun sivun välistä löytyy muutama tyhjä sivu, joihin voi kirjoittaa nimiä ja osoitteita. Jokaisella sivulla on välilyöntejä nimille, osoitteille, puhelinnumeroille, faksinumeroille, matkapuhelinnumeroille, sähköpostiosoitteille ja verkkosivuille. Hyvissä osoitekirjoissa on runsaasti tilaa kirjoittaa kaikki tarvittavat tiedot. Varmista, että ostat sellaisen, joka ei ole vain esteettisesti miellyttävä, vaan toimiva ja jossa on tarpeeksi tilaa kaikkien tarpeellisiksi katsomiesi tietojen syöttämiseen.
Osoitekirjoja on useita eri malleja. Jotkut muistuttavat minisideaineita ja toiset pieniä muistikirjoja tai lehtiä. Jokainen niistä on tarpeeksi suuri, jotta tavallinen ihminen voi kirjoittaa pari sataa nimeä ja osoitetta, ja joissakin on jopa tilaa syntymäpäivien, vuosipäivien ja muiden asiaan liittyvien tietojen merkitsemiseen. Jos sinulla on suuri joukko ystäviä, sukulaisia ja yhteistyökumppaneita, haluat todennäköisesti löytää osoitekirjat, jotka mahdollistavat lisäsivujen lisäämisen tarvittaessa. Sidontatyyppiset osoitekirjat toimivat tähän parhaiten.
Kiireiset johtajat saattavat mieluummin käyttää Rolodexia- pientä, pyöreää arkistointijärjestelmää, jossa sinun tarvitsee vain kääntää pyörää, jotta etsimäsi osoitekortti kääntyy häntä kohti. Rolodexin etuna on, että kortit voidaan helposti lisätä tai ottaa pois. Matkalla oleville johtajille Filofaxit, sideainejärjestelmät, jotka sisältävät yksityiskohtaisia osoitekirjoja, mutta myös päivämääräkirjoja, muistilehtiöitä ja muita olennaisia asioita, voivat toimia parhaiten.
Paperisten osoitekirjojen käytöstä on selviä etuja. Esimerkiksi paristot loppuvat ja virta voidaan katkaista huonolla säällä. Parasta on saada helposti saatavilla olevia tietoja. Joskus on vain nopeampaa tai helpompaa avata sivupöydän laatikko ja vetää osoitekirja ulos kuin selata matkapuhelimen tai iPodin yhteystietoluetteloa. Kuka haluaa odottaa, että hidas tietokone käynnistyy löytääkseen tärkeän osoitteen?
Jos sinulla on tietoa käden ulottuvilla, ei ole mitään kuin vanhat hyvät osoitekirjat. Miksi et pidä yhtä kättäsi joka tapauksessa?